5. Mettre en œuvre un projet-pilote

Il est utile de considérer le projet-pilote sur les données ouvertes comme un projet comportant trois phases : prélancement, lancement et postlancement. Les sections suivantes traitent de ces trois phases et de l’approche précise que nous privilégions.

Prélancement : Le point de vue de la gouvernance

Officialiser une équipe de projet et un groupe de travail

Voici un ordre possible des scénarios concernant la portée et l’organisation du projet :

Petite initiative viable
Il s’agit d’un début modeste d’une initiative sur les données ouvertes et une seule personne peut y travailler, bien qu’il soit préférable d’avoir un groupe de travail aux fins de rétroaction. Cette initiative peut porter uniquement sur les données ou sur une politique.
Projet-pilote sur les données ouvertes
C’est l’approche la plus courante pour lancer une initiative sur les données ouvertes. On met habituellement en place une équipe de projet, un groupe de travail et/ou comité directeur sur les données ouvertes (ou sur un gouvernement ouvert).
Programme de données ouvertes
Un nouveau programme municipal auquel il faut affecter des ressources humaines et un budget. Ce programme serait habituellement entrepris après les résultats d’un projet-pilote et peut s’appuyer sur le personnel ayant travaillé au projet-pilote. Les ressources destinées au programme ne font pas partie du présent document initial.

Pour constituer l’équipe du projet-pilote, il faudrait tenir compte de ce qui suit :

Responsable du projet :
C’est souvent la personne qui s’occupe le plus des offres de données initiales (habituellement SIG) et/ou qui est responsable du projet proposé. Cette personne est responsable de la planification et de l’exécution du projet ainsi que des rapports sur le projet.
Équipe du projet :
Il existe de nombreux éléments mobiles dans les processus municipaux relatifs aux données et à l’information. Selon les ressources, l’équipe du projet peut être composée de personnes occupant les postes suivants : le greffier municipal, le gestionnaire de l’AI ou le gestionnaire des dossiers, le gestionnaire ou directeur de la TI, le gestionnaire du SIG ou le gestionnaire des solutions opérationnelles et l’analyste de la gestion des données ou des renseignements organisationnels. Cette équipe est chargée de l’exécution du projet-pilote selon les tâches attribuées.
Groupe de travail :
Le groupe de travail peut être composé de certains ou de tous les membres de l’équipe du projet et des représentants d’autres services (par exemple, aménagement et urbanisme, développement économique, génie et travaux publics, bureau des initiatives stratégiques du directeur municipal et communications). Le groupe de travail est chargé de contribuer à l’élaboration de processus, de protocoles et de données organisationnelles du projet-pilote, s’il y a lieu, et de représenter les points de vue de leurs unités ou divisions.
Comité directeur :
Ce comité peut ne pas être nécessaire à cette étape, on peut en effet recourir à un comité directeur existant pour rendre des comptes. Le rôle d’un comité directeur consisterait à fournir une orientation et une coordination avec d’autres projets municipaux qui pourraient bénéficier des éléments du projet sur les données ouvertes.

Cas d’utilisation : Structure de gouvernance

L’exemple suivant est fourni par une municipale de taille moyenne qui entreprend un projet sur les données ouvertes dans le cadre d’une initiative plus importante de la municipalité sur le gouvernement ouvert.

Rôle Responsabilités Composition Relève de
Responsable municipal du gouvernement ouvert Responsabilité globale Sous-directeur général, Finances et services municipaux (FSM)
  • Directeur général
    Conseil
    Équipe des dirigeants municipaux (EDM)
Responsable ou coordonnateur des données ouvertes Coordination de toutes les activités portant sur les données ouvertes ETP actuels – élargir la responsabilité
  • Greffier municipal
  • Sous-directeur général, FSM
Comité directeur du gouvernement ouvert (s’occupe des données ouvertes)
  • Décisions sur les orientations stratégiques
  • Approuver les politiques proposées connexes
  • Assurer l’affectation efficace des ressources (soutien pour les divisions par l’intermédiaire de l’EDM)
  • Intégrer au plan du gouvernement ouvert
  • Directeur général ou une personne désignée
  • Sous-directeur général, FSM (président)
  • Dirigeant principal de l’information (DPI) ou directeur de la TI
  • Greffier municipal
  • Avocat de municipalité
  • Directeur des communications
  • Représentant principal du service
  • Équipe des dirigeants municipaux
  • Conseil
Groupe de travail sur les données ouvertes
  • Plan opérationnel pour l’adoption d’une stratégie
  • Relever les problèmes, les résoudre ou les acheminer aux instances supérieures
  • Établissement des priorités pour les nouvelles données
  • Politique et normes recommandées
  • Responsable ou coordonnateur des données ouvertes (président)
  • Gestionnaire de la TI/GI
  • Bureau du greffier
  • web et communications municipales
  • Expert en données techniques de la TI
  • Conseiller juridique au besoin
  • Services opérationnels
Comité directeur du gouvernement ouvert

Les éléments de cette structure peuvent être extraits pour être utilisés dans un projet sur les données ouvertes.

Confirmer les ressources du projet

Les ressources affectées au projet dans le cadre d’un processus d’approbation devraient être confirmées pour toute la durée du projet. En tout temps, si des ressources ne sont plus disponibles (par exemple, affectation à un autre projet) pendant une longue période, il faut en informer le parrain du projet et modifier le calendrier du projet ou obtenir des ressources de remplacement (possiblement à même le groupe travail ou recourir à des ressources de soutien externes).

Comprendre les rôles en matière de gouvernance de données

La taille des municipalités peut varier, de même que leur capacité à fournir des services. Toutefois, chaque municipalité utilise quotidiennement des données pour la prestation de services, les processus opérationnels et la planification à long terme. Pour toute personne qui intervient dans la création, la mise à jour, la publication et l’utilisation des données, il est important de comprendre les différents rôles des employés se rapportant à la gouvernance des données. En effet, de nombreuses questions peuvent se poser concernant la gouvernance des données qui peuvent constituer un enjeu très complexe pour la gestion. Voici, à titre d’exemple, quelques questions tirées du blogue sur la gouvernance de données d’Open Knowledge International (anglais seulement) :

Décideurs :
Qui est responsable ou a le pouvoir de décider dans les réunions, en ce qui concerne les procédures, la marche à suivre, les débats, le vote et les autres questions touchant les données ouvertes?
Détenteurs de données :
Quels sont les organismes ou organes municipaux qui gèrent ou administrent les données?
Producteurs de données :
Quel type d’information est produit par tel ou tel type d’organismes ou organes municipaux du secteur public?
Acteurs qui s’assure de la qualité des données :
Qui sont les acteurs chargés de veiller à ce que les données produites respectent certaines normes de qualité des données et qu’elles puissent être publiées comme données ouvertes?
Gardiens ou intendants de données :
Qui contrôle la publication des données ouvertes?

Gouvernance des données – Rôles clés

Il est évident que la gouvernance des données est un sujet complexe. Aux fins de l’exécution du projet-pilote, définissez les rôles clés suivants :

Gardien de données :
Personnes (habituellement service de la TI ou des systèmes informatiques) qui ont la responsabilité d’entreposer les données, de gérer les données, d’archiver les données, d’assurer l’intégrité des données, de protéger les données et de publier les données municipales.
Intendants de données :
Personnes dans chaque service qui créent des données opérationnelles, les tiennent à jour, en assurent la qualité et les distribuent.
Utilisateurs de données :
Personnes qui ont la responsabilité d’utiliser les données aux fins d’analyse, d’affichage, de production de rapports et de déterminer les enjeux relatifs à la qualité et à l’intégrité des données.

Cas d’utilisation : Rôles ayant trait à la gouvernance de données pour la Ville de Montréal

Gardien de données :
Entité ou personne mandatée par la ville pour gérer ses données et prendre toutes les décisions nécessaires pour cette fonction.
Administrateur de données :
Unité administrative de la ville chargée de produire et de gérer les ressources documentaires et d’assurer leur intégrité.
Intendant du contenu :
Personne au sein de l’unité administrative des données de la ville chargée de la gestion des données. Elle veille à ce que les données soient à jour, complètes, valides et de haute qualité.
Gestionnaire technique :
Personne chargée de l’outil d’information ou du système informatique qui héberge les jeux de données. Elle est également chargée de l’élaboration des processus d’extraction des données.
Coordonnateur de données :
Personne responsable du répertoire de données dans les unités administratives et qui détermine les jeux de données de ses unités administratives et de leurs gestionnaires.

Lectures supplémentaires

Pour les municipalités de petite taille ou de taille moyenne qui n’ont pas la capacité de fournir des ressources pour les différents postes, il est toujours utile de décrire ces différentes responsabilités et de déterminer comment elles peuvent être incluses dans les rôles existants du personnel.

Prélancement – Élaborer une politique sur les données ouvertes

Reconnaître que les données ouvertes constituent un changement de culture

Dans le passé, les administrations publiques étaient caractérisées comme « fermées », ayant peur du risque et non axées sur les citoyens comme elles devraient l’être. Au moment où nous entrons dans l’ère du gouvernement ouvert et des données ouvertes, il est important de comprendre que ce sera un processus non intuitif pour de nombreux fonctionnaires municipaux. Dans bien des cas, les municipalités n’ont pas une approche axée sur les données dans leurs opérations et considèrent les données comme un « mal nécessaire » au lieu de les considérer comme un actif stratégique. Alors que les données ouvertes permettent aux administrations publiques de communiquer des données publiques à toute personne qui souhaite les réutiliser, elles permettent également d’éliminer les silos érigés au sein de l’administration publique. Il s’agit d’un changement de paradigme : l’administration publique est maintenant responsable de la qualité des données accessibles au public et n’en est plus la propriétaire. Les avantages à long terme de la création des institutions publiques réceptives exigent que le processus décisionnel des municipalités soit caractérisé par l’ouverture. Cette ouverture est à la fois un défi, dans la mesure où elle change le statu quo, mais également une précieuse occasion à saisir.

Il est probable qu’il y aura une certaine résistance à ce changement (c’est-à-dire, passer d’un processus fermé à un processus ouvert) dans certaines municipalités. L’autre facteur de la culture d’aversion au risque devra être abordé. Les liens ci-dessus mènent à des exemples des risques perçus et leur atténuation.

Confirmer les principes régissant les données ouvertes

Les principes démocratiques généraux de la transparence, de la responsabilisation et de la participation sont le fondement du gouvernement ouvert et des mouvements préconisant les données ouvertes. Un certain nombre de principes ont été mis à jour depuis 2008 et, aujourd’hui, les principes reconnus à l’échelle internationale sont établis par la Charte internationale sur les données ouvertes. Au Canada, le gouvernement fédéral et le gouvernement de l’Ontario ont adopté la Charte et, plus récemment, Edmonton a été la première municipalité à le faire. Ces administrations publiques canadiennes ont adopté la Charte en intégrant ses principes à leurs politiques respectives et à leurs stratégies et cadres pour les données ouvertes.

Ces principes sont les suivants :

  1. Ouvertes par défaut
  2. Diffusées en temps opportun et exhaustives
  3. Accessibles et utilisables
  4. Comparables et interopérables
  5. Servant à l’amélioration de la gouvernance et de la participation citoyenne
  6. Favorisant le développement inclusif et l’innovation.

Les descriptions détaillées de ces principes se trouvent ici : http://opendatacharter.net/principles-fr/. L’examen de ces principes peut sembler quelque peu intimidant, mais l’on peut les comprendre plus facilement dans le contexte des principes plus généraux de la transparence, de la responsabilisation et de la participation.

Il est également important de comprendre les éléments-clés de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, tels qu’ils sont définis par le commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario :

Élaborer la politique

Chaque municipalité aura un éventail de politiques qui lui sont propres. Il peut y avoir des modèles à suivre pour l’élaboration d’une politique proposée. Pour élaborer une politique sur les données ouvertes, il est important de faire appel aux personnes compétentes associées à la gestion des données et de l’information. Selon la personne responsable des demandes d’accès à l’information et de la gestion des documents municipaux, le bureau du greffier pourrait être le mieux indiqué pour parrainer la politique. Pendant l’élaboration de la politique, il serait avantageux de consulter la division de la TI ou des SI, l’avocat de municipalité et les divisions qui détiennent des fonds de données importants.

Il existe un éventail de lignes directrices sur les politiques relatives aux données ouvertes, et les plus complètes sont celles de la Sunlight Foundation qui se trouvent ici : https://sunlightfoundation.com/opendataguidelines/ (en anglais). Ce sont des lignes directrices très particulières. Par conséquent, pour un document de politique municipale, il serait utile de le simplifier afin d’aborder les aspects suivants :

  1. Objet de la politique, contexte des données ouvertes et objectifs de l’organisation.
  2. Principes régissant les données ouvertes – Charte internationale sur les données ouvertes.
  3. Gouvernance, administration et rôles au sein du programme de données ouvertes.
  4. Participation de la communauté des données ouvertes.

Cas d’utilisation : Exemples de politiques sur les données ouvertes

Évaluer le besoin de changer les politiques existantes

Dans la plupart des cas, les politiques existantes ayant trait à l’accès à l’information et la transparence complètent les principes régissant le gouvernement ouvert et les données ouvertes. Toutes les municipalités tiennent à jour un règlement ou une annexe des frais qui définit les coûts associés à un éventail de produits et services qui peut comprendre des frais liés aux données (par exemple, frais liés aux données du SIG). Les coûts des données doivent être supprimés du règlement sur les frais. Les municipalités qui ont entrepris une initiative sur les données ouvertes ont supprimé les frais d’accès à ces données afin de respecter les principes régissant les données ouvertes. Il est important de garder toujours à l’esprit les besoins des utilisateurs de données qui peuvent chercher à obtenir plusieurs jeux de données de différentes sources. Le coût de l’administration des transferts de données, les frais liés à la facturation et à la collecte des données seront de même nature et devraient donc être éliminés afin d’améliorer le service à la clientèle et réduire les coûts de fonctionnement.

Cas d’utilisation : Modifier la politique concernant le règlement sur les frais

Ville de Vancouver

La Ville de Vancouver avait l’habitude de facturer des frais pour des renseignements sur la licence d’entreprise, mais ces frais n’étaient pas suffisants pour couvrir les coûts administratifs. Dans le but de fournir un meilleur service à la clientèle (les clients ne sont pas obligés de se présenter au bureau pendant les heures de travail), un service municipal plus efficace et un soutien pour les données ouvertes, la ville a publié les données en tant que jeu de données ouvertes et a donné au public un accès à ces données vingt-quatre heures sur vingt-quatre, sept jours sur sept. Ce jeu de données figure toujours sur la liste des cinq jeux de données les plus téléchargés depuis des années. Il existe un cas d’utilisation semblable pour des images Orthophoto pour lesquelles la ville ne facture plus de frais pour les données (même si la ville les a achetées auprès d’un fournisseur) et pour lesquelles elle n’envoie ou ne reçoit plus par la poste de disques durs pour transférer des fichiers volumineux.

Prélancement – Le point de vue sur les données

C’est l’aspect qui exigera le plus d’effort pour le projet-pilote sur les données ouvertes. Cette section traite du cycle de vie des données, du répertoire de données, de l’établissement de l’ordre de priorité des jeux de données, des normes sur les données ouvertes et des options pour publier les données.

Considérations sur le cycle de vie des données

Une approche du cycle de vie des données nous rappelle que la création et la publication des données ouvertes exigent une attention à d’autres tâches, comme les besoins liés à l’utilisation, à l’archivage et à la tenue à jour des données.

La gouvernance des données existantes peut comporter des règles officielles sur l’archivage des données. Ces règles deviennent particulièrement importantes pour les personnes qui utilisent des « instantanées » de données ouvertes pour trouver des tendances au fil du temps.

On ne peut non plus trop insister sur l’importance de tenir à jour les données ouvertes conformément aux processus et échéanciers – les utilisateurs s’attendent à ce que les données ouvertes soient à jour (de façon raisonnable).

Un autre aspect de la gestion des données ouvertes concerne la capacité d’exporter les données à partir de « solutions opérationnelles » afin de faciliter l’extraction. Ce point doit être pris en compte pour les achats de technologies futurs (par exemple, pas un système fermé).

Inventaire des données

Cette tâche est une pratique exemplaire en matière de gestion de données, mais n’est pas toujours exécutée dans le cadre d’un projet-pilote sur les données ouvertes. La conversation consignée entre la municipalité et la communauté ressemble souvent à ce qui suit :

Ville : Quels types de données souhaitez-vous obtenir?

Communauté : Quels types de données avez-vous?

Ville : Vous ne savez pas quels types de données vous souhaitez obtenir?

Les données que vous communiquez devraient répondre à une demande précise des intervenants qui veulent accéder aux données et les réutiliser à leurs fins. L’idéal serait de dresser au moins un répertoire préliminaire et rapide des données afin d’établir plus facilement l’ordre de priorité des jeux de données de grande valeur et d’avoir des discussions fructueuses avec les utilisateurs finaux éventuels.

Astuce

Vous pouvez gagner beaucoup de temps en vous adressant aux administrateurs de données et en consignant ce qu’ils ont. Vous aurez ainsi une bonne idée des données qui sont utilisées par les employés.

Cas d’utilisation : Exemples de répertoires de données

Prioriser les premiers jeux de données et les valider

Il s’agit d’un ensemble de tâches extrêmement importantes du projet-pilote sur les données ouvertes. On peut résumer ces tâches de la manière suivante :

  • procéder à une première validation des données concernant la protection des renseignements personnels et d’autres restrictions;
  • consulter les intervenants internes et externes au sujet des jeux de « données à valeur élevée » à l’aide d’un système de cotation standard;
  • exécuter un processus d’évaluation finale afin de confirmer que les données peuvent être publiées;
  • dresser la liste finale des premiers jeux de données à publier.

Vous trouverez ci-dessous les 20 premiers jeux de données qui ont été utilisés dans le document Open Knowledge Canada : Local Open Data Census 2016 (en anglais) (les descriptions sont tirées du recensement).

Installations publiques
Renseignements concernant l’emplacement de diverses installations publiques telles que les écoles, les parcs, les hôpitaux, les garderies, les piscines, les patinoires, les comptoirs de service de la ville, les fontaines ou les toilettes.
Résultats des élections
Résultats par circonscription ou district pour toutes les élections dans cette municipalité.
Construction des routes
Travaux de construction de routes prévus avec les dates de début et de fin ou la durée des travaux.
Ressources naturelles
Actifs naturels, y compris l’inventaire des arbres, les régions vulnérables sur le plan environnemental, les régions d’intérêt scientifique et les régions menacées, entre autres.
Permis de construction
Permis de bâtir ou de construire.
Zonage (données sur SIG)
Le type d’aménagement autorisé sur des parcelles de terrain (par exemple, utilisation résidentielle, mixte, commerciale, industrielle, spéciale).
Demandes de service
Demandes de service non urgentes adressées aux autorités municipales. Par exemple, concernant les nids de poule, les graffitis, entre autres. (311, D115, etc.). Les données devraient être de niveau granulaire (par demande).
Budget annuel
Budget municipal à un niveau élevé (par exemple, dépenses par secteur ou service). Cette catégorie concerne les budgets qui sont des plans de dépenses (et non les dépenses réelles dans le passé).
Horaires pour le transport en commun
Horaires de tous les services de transport en commun exploités ou commandés par la municipalité (autobus, métro, train ou tram, entre autres). L’emplacement des arrêts serait également utile (à titre de données géographiques).
Permis commerciaux
Permis et licences d’entreprise.
Liste des entreprises
Renseignements importants pour les entreprises dans la région municipale, tels que le nom, l’adresse, les coordonnées et le type d’entreprise.
Inspection de la salubrité des aliments
Résultats des inspections de la salubrité des aliments dans les restaurants et d’autres fournisseurs d’aliments au public.
Dépenses (détaillées)
Registres des dépenses municipales réelles (antérieures) au niveau transactionnel (détaillé). Par exemple, dépenses d’un mois à l’autre sur des éléments précis (habituellement, cela signifie des registres individuels des montants dépensés à un niveau assez granulaire, par exemple, dans la tranche de 5 000 $ à 50 000 $ au lieu de 1 million de dollars et plus). ( Remarque : Une base de données des marchés attribués ou une base de données semblable n’est pas
considérée comme suffisante. Cette catégorie de données désigne les données détaillées sur les dépense s réelles.)
Transport en commun : Temps réel
Renseignements en temps réel au sujet des services de transport en commun exploités ou contractés par la municipalité (autobus, métro, train ou tram, entre autres). Renseignements en temps réel sur le transport en commun signifient, par exemple, les services réels (autobus et trains individuels) ou les heures d’arrêts à jour qui indiquent les emplacements des services indiqués par des capteurs (comme GPS).
Statistiques sur le crime
Données sur le crime dans la municipalité, de préférence à un niveau raisonnablement distinct (le mieux serait d’indiquer la date exacte, le lieu et le type de crime, mais des statistiques par jour, par rue ou par code postal seraient néanmoins acceptables).
Contrats d’approvisionnement
Renseignements par contrat municipal, y compris le montant, le fournisseur (nom, adresse), la date d’attribution, la date d’achèvement et les pénalités, entre autres.
Accidents de la route
Statistiques sur les accidents de la route, y compris l’heure et l’emplacement.
Demande de permis pour un nouveau zonage
Demande de permis d’un nouveau zonage d’une terre.
Contributions aux campagnes de financement
Montant donné à chaque candidat et nom du donateur.
Activités des lobbyistes
Activités des lobbyistes enregistrés et nommément désignés.

Certains de ces jeux de données peuvent ne pas être du ressort de votre municipalité, mais indiquent toutefois le type de données qui ont été jugées être d’intérêt public.

Valider le répertoire de données

Selon votre inventaire des jeux de données actuel, vous devez avoir un processus de validation avec le personnel compétent, dont les gardiens de données, l’agent de l’accès à l’information ou de la protection des renseignements personnels, le greffier municipal, l’avocat de la municipalité et le responsable du projet-pilote sur les données ouvertes.

Cas d’utilisation : Recensement des données ouvertes de la région du Niagara, examen et publication

Données ouvertes - Recensement des jeux de données, processus d’examen et de publication
Données ouvertes
Données ouvertes - Recensement des jeux de données, processus d’examen et de publication - Version textuelle

Cette image illustre le recours à une approche d’utilisation en quatre étapes de la région du Niagara concernant la détermination, l’examen et la publication des données ouvertes. La première étape concernant la détermination des données est réalisée dans tous les ministères de la région du Niagara. La deuxième étape concernant l’évaluation des données est menée par le personnel dans l’ensemble des organisations et où un expert en données effectue un examen de la qualité des données; l’approbation ministérielle est donnée par l’expert des données avec le soutien de la direction des ministères; l’examen de la protection des renseignements personnels et de la sécurité est effectué par la gestion de l’information, l’examen juridique et de droits d’auteur est effectué par les Services juridiques (** facultatif) et l’examen des communications est effectué par les Communications. La troisième étape concernant la préparation des données est exécutée par le personnel de la technologie de l’information (TI) des Services ministériels et l’étape finale de la publication des données est réalisée par le personnel de la TI et des Communications.

La partie droite de l’image fournit une description détaillée des quatre étapes en utilisant un format de texte.

Étape 1 : Elle est exécutée dans toutes les divisions dans la région de Niagara. On peut avoir des employés réservés (experts en données) qui s’occupent exclusivement des données ouvertes et recensent les jeux de données pour une inclusion éventuelle dans un répertoire de données ouvertes

Étape 2 : Elle est exécutée par le personnel de l’ensemble de l’organisation. Veuillez vous reporter à la ventilation suivante :

  1. Examen de la qualité des données – Effectué par les experts en données
  2. Approbation de la division – Donnée par l’expert en données avec l’appui de la direction de la division
  3. Examen relatif à la vie privée et à la sécurité – Effectué par le personnel de la gestion de l’information
  4. Examen des questions juridiques et des droits d’auteurs – Effectué par le personnel des services juridiques (** facultatif)
  5. Examen des communications – Effectué par le personnel des communications

Étape 3 : Elle est exécutée par le personnel de la TI dans les services municipaux

Étape 4 : Elle est exécutée par le personnel de la TI et des communications

Prioriser les jeux de données

Aux fins du projet-pilote, déterminez les jeux de données les plus utiles pour publication – les jeux de données de « haute qualité ».

Astuce

Déterminez le niveau de la demande de données dans votre organisation – examinez la fréquence des demandes d’AI et les demandes d’accès aux données des divisions. Utilisez ces renseignements comme vos paramètres de base pour comparer les activités antérieures et postérieures au projet-pilote sur les données ouvertes.

Il existe un certain nombre de paramètres qui peuvent être utilisés pour déterminer les jeux de données à « valeur élevée » pour le projet-pilote. Il est également important de poser la question suivante : valeur élevée pour qui? À titre d’exemple, voici une liste tirée du document «  Open Data Policy and Implementation Framework » de la Ville de Vancouver.

Cas d’utilisation : Prioriser les données

Ville de Vancouver

[Traduction] « À la suite des discussions avec des promoteurs des données ouvertes et des intervenants de la Ville, on a déterminé que les catégories de données suivantes pourraient avoir une pertinence et une valeu r élevées pour les bénéficiaires des données ouvertes et la Ville :

  • Démocratie
    • Explique au public les mécanismes sous-jacents de l’adminis tration publique. Le public peut y trouver des renseignements qui justifient son rôle de surveillance de l’administration publique
  • Efficience
    • Explique au public l’utilisation des ressources de la Ville en rapport avec la production de biens et services et appuie l’objectif straté gique suivant.
  • Environnement, habitabilité et durabilité
    • Représentent une valeur et une occasion pour la recherche et les milliers universitaires, l’environnement et pour ceux qui s’efforcent de promouvoir la durabilité et la sensibilisation à l’environnement dans la communauté.
  • Criminalité
    • Informe le public au sujet des activités criminelles et favorise la s ensibilisation de la communauté. Les données sur la criminalité permettent à la communauté d’influencer le changement et contribuent aux efforts visant à rendre la ville plus sécuritaire. Ces données appuient l’objectif stratégique suivant.
  • Communauté
    • Favorise la participation communautaire et une meilleure utilisa tion des commodités offertes aux citoyens. Ces données appuient les objectifs stratégiques suivants.
  • Géospatiales
    • Facilitent la représentation visuelle des événements et des objets. Elles sont physiquement localisées et font partie intégrante de nombreux systèmes d’information. »

Les paramètres de l’établissement de l’ordre de priorité des jeux de données dans l’exemple précédent peuvent faire l’objet d’une évaluation approfondie à l’aide d’un système de cotation.

Outil : Établissement de l’ordre de priorité des données de la Ville de Vancouver

Attribuer des cotes aux jeux de données

Les jeux de données sont évalués selon la ressource et les critères relatifs à la valeur et à la demande. La matrice de cotation ci-dessous servira à établir l’ordre de priorité des jeux de données.

Critères de cotation d’un jeu de données
Critères Points attribués pendant la cotation
3 points 2 points 1 point
1. Ressource Accès aux données et disponibilité Accès facile et disponibilité Disponibles en principe Non disponibles pour le moment
Qualité des données Élevée Moyenne Faible
Les renseignements ou les processus opérationnels doivent être mis au point ou restructurés Aucune mise au point n’est requise Mise au point mineure requise Importante mise au point ou restructuration requise
Charge de travail requise pour la publication initiale Faible (1 semaine) Moyenne
(1 à 4 semaines)
Élevée
(1mois au plus)
Charge de travail requise pour la tenue à jour Automatisation avec peu ou pas d’interaction manuelle Semi-automatisation avec interaction manuelle occasionnelle Interaction manuelle importante requise
2. Valeur et demande Jeux de données relatives aux critères de la valeur des données ouvertes (par exemple, annexe A et autres critères de valeur pertinents) Oui Quelque peu Non
Jeu de données fréquemment demandés par le public Oui Parfois Peu probable
Jeu de données utiles pour des fins internes Oui Parfois Peu probable

Astuce

C’est un projet-pilote et certains jeux de données ayant la cote la plus élevée peuvent également être ceux qui exigent le plus de temps pour être transformés en données ouvertes. Pour les premiers jeux de données, choisissez ceux qui ont la cote la plus élevée et qui exigent le moins de temps possible pour être transformés en données ouvertes.

Cas d’utilisation : Processus pour les données ouvertes

Open Data Processes (en anglais) – Ville d’Edmonton

Normes relatives aux données ouvertes

On trouve un grand nombre de normes sur les données dans les organisations telles que l’ISO, l’Open Geospatial Consortium (OGC) et l’Institute of Electrical and Electronic Engineers (IEEE) et dans les organisations nationales telles que l’Office des normes générales du Canada. Aux fins d’un projet-pilote sur les données ouvertes, nous nous intéresserons aux trois aspects suivants :

  • Licence pour les utilisateurs finaux des données ouvertes;
  • Formats des données ouvertes;
  • Métadonnées sur les données ouvertes.

Licence pour les utilisateurs finaux

Comme point de départ, le site web d’Open Knowledge International donne une définition communément citée sur les données ouvertes.

The open definition (en anglais)

[Traduction] « Les données et le contenu ouverts peuvent être utilisés, modifiés et échangés sans restriction par quiconque, et à n’importe quelle fin. »

On ne peut qu’insister sur l’importance d’une licence, car elle définit les conditions d’utilisation des données et, si elle est trop restrictive (c’est-à-dire, n’est pas conforme à la définition des données ouvertes), les utilisateurs finaux n’utiliseront tout simplement pas les données qui ne sont pas ouvertes. La licence standard idéale devrait s’appliquer à tous les ordres de gouvernement au Canada. Cette uniformité aide beaucoup les utilisateurs à obtenir des données auprès de diverses sources et leur permet de ne pas se préoccuper au sujet de la gestion de différentes conditions imposées aux utilisateurs finaux. Le gouvernement du Canada a conçu sa propre « Licence du gouvernement ouvert » et d’autres gouvernements s’en sont servi pour concevoir leurs propres licences comme la « Licence du gouvernement ouvert – Ontario ». Diverses licences municipales sont utilisées pour les données ouvertes, mais il y a une tendance vers la normalisation de ces licences afin de les harmoniser avec les exemples mentionnés plus haut.

Il est impératif qu’une personne au sein de l’organisation détienne le pouvoir d’approuver la licence du gouvernement ouvert qui sera utilisée pour le répertoire ou le portail des données ouvertes. Le fait selon lequel près de 100 municipalités à l’échelle du Canada ont entrepris des initiatives sur les données ouvertes et ont fait approuver leurs licences par des avocats de municipalité devrait fournir une assurance à votre représentant qu’il y a peu de risque pour la municipalité, puisque les licences se sont améliorées au fil des ans. Jusqu’à ce jour, aucune action en justice n’a été officiellement intentée contre une administration publique par un utilisateur de données ouvertes.

Normes relatives aux formats de données ouvertes

L’un des principaux attributs des données ouvertes est qu’elles sont lisibles par une machine. Open Knowledge International définit les données lisibles par machine comme [traduction] « les données dans un format de données qui peut être lu et traité automatiquement par un ordinateur , comme les formats CSV, JSON, ou XML. Les données lisibles par machine doivent être des données structurées. » Une explication plus détaillée des données lisibles par machine se trouve ici  : http://opendatahandbook.org/glossary/en/terms/machine-readable/ (en anglais) et une liste des descriptions des formats des données se trouve ici City of Guelph Glossary (en anglais).

Pour les formats de données, la plupart des utilisateurs indiquent qu’ils ont des formats préférés pour les données qui sont plus faciles à employer. Selon les pratiques exemplaires actuelles, les formats de données suivants devraient être disponibles pour les données ouvertes : CSV, CSV/XLS; TXT; XML; JSON. Pour les données géospatiales, les formats suivants : Shp, KML/KMZ, geoJSON et Mr SID (jeu de données raster). Cette liste devrait évoluer au fur et à mesure que la communauté des utilisateurs s’élargit.

Aux fins du projet-pilote, il est important d’avoir des données qui sont lisibles par machine afin d’en faciliter l’utilisation par les utilisateurs finaux (par exemple : chercheurs universitaires, développeurs d’applications et citoyens).

Un autre facteur relatif à l’accès à l’information est le développement de l’Interface de programmation d’applications qui appuie l’innovation au moyen d’un accès programmé à vos données. Il n’est pas nécessaire que ce travail fasse partie de votre projet-pilote. Il suffit d’avoir des discussions avec la communauté des utilisateurs sur ses avantages éventuels pour eux. Une brève explication de ce type d’interface est fournie ci-dessous.

Normes relatives aux métadonnées sur les données ouvertes

On ne peut trop insister sur l’importance des métadonnées (données au sujet des données). L’utilisateur final a besoin de quelques renseignements qualitatifs au sujet du jeu de données que vous avez fourni. Les métadonnées (données au sujet des données) sont essentielles, car elles contiennent des renseignements sur chacun des jeux de données qui sont ouverts au public. Les normes relatives aux métadonnées existent depuis un certain temps et il est logique d’utiliser ce qui existe déjà.

Pour les données non spatiales, il est recommandé d’utiliser les 15 éléments de base de la norme Dublin Core Metadata (http://dublincore.org/documents/dces/ (en anglais) en y ajoutant un paramètre pour la qualité des données. Pour les données géospatiales, il est recommandé d’utiliser la norme ISO TC-211 19115 – Profil nord-américain (PNA) relative aux métadonnées. Les normes relatives aux métadonnées sont habituellement incluses dans le logiciel que vous utilisez pour la publication et peuvent être en saisies dans le système au moment de la création des données. Cette pratique s’applique notamment à la création des données du SIG ou géospatiales qui sont souvent considérées comme « une occasion facile à saisir » pour démarrer un projet sur les données ouvertes en raison des données structurées et de l’assurance de la qualité qui y est intégrée. D’autres normes se trouvent dans la section Ressources supplémentaires et l’objectif d’avoir des normes uniformes sur les données partout au Canada continue d’évoluer.

Options pour publier les données

La méthode utilisée pour publier vos données est la principale décision d’ordre technologique qui doit être prise au cours de l’exécution du projet-pilote. Habituellement, le point de départ est la création d’un « répertoire de données ouvertes » (lieu où se trouvent les données ouvertes). Voici les quatre options de base disponibles pour publier les données :

  • Rendre les données disponibles au moyen d’une simple page HTML;
  • Développer votre propre logiciel de publication d’un répertoire;
  • Miser sur un logiciel de publication de donnée existant; ou
  • Payer un tiers pour mettre à niveau les données et gérer votre site de données ouvertes.

Parmi les options ci-dessus, le premier choix (HTML) est une approche logique si vos ressources sont limitées et que vous devez respecter des échéances serrées. La deuxième option n’est pas logique – des logiciels existants (propriétaires et ouverts). La troisième option est habituellement celle qui est choisie par la plupart des municipalités qui cherchent à créer un répertoire de données. Pour ce faire, on peut utiliser un logiciel ouvert comme CKAN (peut être personnalisé et utilisé par les administrations fédérales, provinciales et municipales) ou des logiciels propriétaires comme le portail des donnes ouvertes en ligne ArcGIS Online Open Data.

Voici une liste non exhaustive des sites web pour la publication de données :

  • Répertoire de données ouvertes en format HTML. Ville de London (Ontario).
    Open Data catalogue (en anglais)
  • Fondé sur le logiciel ouvert CKAN avec personnalisation. Ville de Surrey (Colombie-Britannique).
    Open Data Catalogue (en anglais)
  • Logiciel propriétaire ESRI ArcGIS Online. Municipalité régionale d’Halifax (Nouvelle-Écosse).
    Open Data Catalogue (en anglais)
  • Service d’hébergement tiers Socrata. Ville d’Edmonton (Alberta).
    Open Data Portal (en anglais)

Lectures supplémentaires

Trousse d’outils de données ouvertes de la Banque mondiale, Options technologiques

Publication de données : Les versions alpha et bêta

Une fois que vous avez analysé vos options quant aux technologies de publication, le moment est venu de construire le site web. Il existe de nombreux exemples de sites web qui vous donnent une idée du contenu qui est à votre disposition. Voici une brève liste de vérification des exigences en matière de contenu :

  • Introduction à Données ouvertes
  • Licence d’utilisation de Données ouvertes
  • Données ouvertes avec métadonnées
  • Recherche en texte intégral (pour aider à trouver des données d’intérêt)
  • Formulaire de demande de données
  • Coordonnées de personnes-ressources

De nos jours, plusieurs sites incorporent l’analytique et la visualisation; cependant, on estime que ce n’est pas nécessaire dans le cas d’un projet-pilote.

La version alpha

La présentation d’un site alpha (c.-à-d. d’une version non encore disponible au public) s’avère une excellente occasion d’obtenir une rétroaction de la part d’un « groupe de discussion » de membres du personnel et d’utilisateurs finaux stratégiques issus de la communauté. Idéalement, le site web devrait ressembler en tout point à ce que vous proposez pour le site public de sorte à optimiser l’utilité de la rétroaction sur l’expérience utilisateur.

Le site alpha permet également à certains développeurs d’applications destinées à des communautés de se servir des données et, possiblement, de créer des applications qui pourraient être lancées en même temps que la version bêta du répertoire de données ouvertes.

La version bêta

Dans le cas de la plupart des répertoires ou des portails de données ouvertes, il y a un lancement initial de la version « bêta » auprès de la population générale qui indique que le site est un chantier. Cela permet plus de rétroaction de la part de la communauté des utilisateurs de sorte à orienter éventuellement les améliorations à apporter en priorité au site web. Assurez-vous de mettre en place des mécanismes adaptés aux visiteurs de votre site web de sorte qu’ils puissent poser des questions. Si vous souhaitez de la rétroaction, soyez prêt à y répondre dans des délais raisonnables. Si vous estimez qu’il faudrait un certain temps avant de pouvoir régler un problème particulier, il vaut mieux gérer les attentes et prendre l’initiative d’informer la partie intéressée du processus en cours pour dissiper les réserves ou les doutes de celle-ci. La version bêta est aussi l’occasion de lancer un plan de communication qui s’adresse entre autres aux politiques, au personnel, aux membres de la communauté et aux médias.

Processus de publication

Pour que la publication de données ouvertes se déroule de manière efficiente, procédez autant que possible à l’automatisation des processus. L’automatisation peut nécessiter des ressources technologiques supplémentaires ou un certain degré de développement sur mesure d’outils maison. Envisagez la possibilité de rendre la publication comme telle disponible en tant que service décentralisé où chacun des ministères pourrait téléverser des données sans avoir à faire appel à un intermédiaire. Voici quelques exemples de processus.

Cas d’utilisation : options de processus de publication

Ville de Vancouver

Processus automatisé :
Processus informatique programmé pour extraire des données prédéterminées d’une source de données et les soumettre à des transformations prédéterminées, comme les normes régissant les données et les obligations en matière de protection des renseignements personnels, puis de les présenter dans des formats de données ouvertes.
Autres options d’automatisation possibles :
Services web ou accès à une interface API (interface de programmation d’applications) où les utilisateurs finaux ont un accès « en direct » aux données qu’ils peuvent interroger et sortir uniquement les données retenues.
Processus semi-automatisé :
Le personnel téléverse un fichier prêt à publier directement dans un dossier du réseau partagé, puis un processus automatisé s’occupe de la publication.
Processus manuel (principalement pour les données statiques) :
Le personnel envoie à une boîte de réception des données prédéterminées pour être traitées. Une décomposition ou une transformation plus poussée du fichier se fera manuellement.

Métrologie appliquée aux données ouvertes

Définissez quelques indicateurs de rendement clés (IRC) pour illustrer l’incidence du projet. Voici une liste des possibles mesures pouvant donner une idée générale de l’incidence du projet-pilote :

  • Données ouvertes initiales
    • Demandes de données supplémentaires
    • Demandes de transformation de données en d’autres formats
    • Demandes de métadonnées supplémentaires
  • Utilisation des données
    • Enquête en ligne sur la facilité d’emploi, les économies de temps et la valeur du service
    • Rencontres avec les utilisateurs afin de discuter de la valeur des données et des prochains jeux de données à paraître
    • Analytique du site web : Durée des consultations du site, utilisateurs répétés…
  • Incidences
    • Une diminution du nombre de demandes de données à l’intérieur des ministères
    • Le nombre de projets de développement d’applications
    • Le nombre des événements organisés par la communauté sur les données ouvertes

Plusieurs organismes sans but lucratif de renommée réalisent des mesures sur les données ouvertes. En voici quelques-uns :

Lectures supplémentaires :

Prélancement : Une perspective communicationnelle et communautaire

Plan de communication

Chaque municipalité a une personne responsable des communications, que ce soit à même ses propres ressources en personnel ou encore en retenant les services de sous-traitants spécialisés dans ce domaine. L’objectif général du plan de communication devrait consister à sensibiliser les simples citoyens, les intervenants des secteurs social et privé et autres à la réalité des données ouvertes et aux avantages qu’ils peuvent en tirer. En règle générale, il vaut mieux de ne pas multiplier inutilement vos communications le jour de votre lancement, de sorte que ce ne soit pas perçu comme un exercice de relations publiques. C’est certainement gratifiant de pouvoir s’attribuer le mérite d’une nouvelle initiative . Assurez-vous d’avoir en main un plan de suivi à exécuter après l’annonce officielle. La publication de vos précieux jeux de données représente la fin du commencement comme tel. Vos messages devraient également souligner les valeurs de collaboration au cœur de la communauté des données ouvertes. Des événements communautaires comme la Journée internationale des données ouvertes sont une excellente occasion pour diffuser des communications.

Voici quelques suggestions concernant les données ouvertes :

  • Bulletins et blogues  afin de mettre à jour le site web,: Il faut ajouter constamment des nouvelles sur les données ouvertes
  • Médias sociaux : Envisagez la possibilité d’avoir des comptes Twitter, Facebook et YouTube pour accroître votre visibilité.
  • Reddition de comptes sur la rétroaction et l’idéation : Il faut s’engager à répondre à la rétroaction et aux suggestions d’idées de la part du personnel et des intervenants externes.

Avant le lancement, plusieurs tâches liées aux communications peuvent être entreprises, dont celles-ci :

  • Atelier, séance d’information, dîner-causerie pour le personnel.
  • Invitations de la communauté  (citoyens et entreprises) et des politiciens (souvent réalisées dans le cadre d’une présentation au Conseil) au lancement
  • Matériel pour les médias sociaux ( par exemple gazouillis, Facebook ).
  • Dossier de presse annonçant le lancement.

Miser sur l’effet de levier du répertoire de données ouvertes version alpha pour mobiliser la communauté

La diffusion d’une version alpha du site web non encore disponible au public est l’occasion idéale pour étendre votre communauté. Dans plusieurs cas, un réseau communautaire informel pré-existant pourra s’officialiser, à l’image de ces exemples. C’est l’occasion de rassembler les groupes d’intérêts qui ont des affinités dans les domaines de l’innovation, des technologies et ceux qui sont déterminés à bâtir une meilleure communauté.

Poursuivre le dialogue

On n’insistera jamais assez sur l’importance pour les gens de se sentir parties prenantes au projet, d’où la nécessité de communiquer constamment avec eux. De brèves réunions avec le personnel intéressé ainsi qu’avec les dirigeants des services siégeant au groupe de travail auront pour effet d’accroître la coopération et la collaboration afin d’améliorer l’accès aux données de la municipalité.

Les différents groupes de la communauté peuvent s’intéresser à plusieurs des aspects du projet-pilote, depuis les formats des données, l’utilisation de données au moyen de licences pour données ouvertes, et jusqu’au développement d’applications avec les données et la recherche de données pour aider à résoudre des problématiques de la communauté. La réussite à court et à long terme des initiatives sur les données ouvertes peut s’expliquer par la qualité de la relation entre la municipalité et sa communauté : les données ouvertes sont une occasion géniale pour bâtir la communauté.

Cas d’utilisation : le plan de communication

Plan de communication sur les données ouvertes du comté de Grande Prairie (en anglais seulement).

Jour du lancement – Savourez le moment!

Vous avez fait vos devoirs en préparation du lancement officiel de votre site web bêta sur les données ouvertes. Maintenant, vous pouvez relaxer tout en faisant le suivi de la couverture par vos médias locaux, en assurant le soutien technique et en vous mettant à la disposition de la population pour répondre à ses questions en coordination avec l’équipe chargée des communications. Votre plan de communication aura établi les activités autour du lancement qui se dérouleront au cours de la journée. Il faudra prévoir suffisamment de temps pour s’entretenir avec tous les intervenants (politiques, personnel municipal, citoyens et groupes de la société civile, autres municipalités de la localité présentes et les médias. Voici quelques comptes rendus de la journée du lancement.

Cas d’utilisation : Le jour du lancement

Portail des données ouvertes de Niagara – Un lancement communautaire

« NIAGARA – À l’image de l’invention de l’imprimerie il y a 500 ans qui avait amorcé la première ère de l’information et qui a finalement donné lieu à l’alphabétisation des masses, les protagonistes du nouveau Portail de données ouvertes de Niagara affirment que celui-ci pourrait avoir des incidences considérables sur la société contemporaine.

Fruit d’un partenariat entre la région, l’Université Brock, Niagara Connects et les administrations municipales de Niagara Falls, de St. Catharines, de Welland, de Lincoln et de Grimsby, le projet porte sur un nouveau site Internet permettant à tous – résidents et chercheurs, entrepreneurs et urbanistes – de passer au crible de vastes volumes de données, et ce, gratuitement. » (notre traduction)

Source : NiagaraThisWeek.com

Activités après le lancement

Les projets-pilotes sur les données ouvertes se déroulent généralement de six à douze mois après le lancement de la version bêta de sorte à acquérir de l’expérience et des données statistiques sur le fonctionnement d’une opération de données ouvertes, avant la présentation d’un rapport au conseil.

Le projet-pilote sur les données ouvertes a permis de dégager un certain nombre de buts et d’objectifs. Lisez attentivement les énoncés qui suivent et étudiez la possibilité de vous en servir pour exécuter des activités clés avant de mettre un terme au projet-pilote après le lancement :

La mobilisation des intervenants
Il s’agit d’une condition essentielle et il en sera discuté en détail dans la section suivante.
Les communications
Poursuivez le travail d’information du projet et de diffusion auprès des médias d’anecdotes concernant la communauté.
La tenue à jour du site Internet
Réglez tous les problèmes décelés par la communauté des utilisateurs. Cela devrait également inclure l’actualisation des jeux de données en fonction de cycles de mise à jour des données.
La mise à jour des jeux de données
Si la communauté des utilisateurs décèle des problèmes concernant la qualité, il faut les régler sans tarder.
La métrologie appliquée aux documents
L’utilisation et l’incidence des données ouvertes nécessitent une certaine documentation permettant d’appuyer une proposition pour poursuivre les activités relatives aux données ouvertes.
L’établissement de rapports
Des rapports d’étapes devraient être présentés au groupe de travail, à la haute direction et, enfin, au conseil. Il faudrait établir un rapport exhaustif faisant état des résultats du projet-pilote, des leçons retenues et des recommandations pour les démarches à venir. Une présentation sommaire accompagnée de recommandations devrait être faite à l’équipe de la haute direction et au conseil municipal.