4. Élaborons un plan

Activités préalables à un plan

Avant de commencer à élaborer un plan de projet, vous devez considérer quelques pratiques exemplaires recommandées :

  • trouver un parrain au sein de l’organisation;
  • lancer un groupe de travail intérimaire sur les données ouvertes;
  • effectuer une analyse de la situation actuelle;
  • discussions non officielles avec votre communauté;
  • élaborer l’analyse de rentabilisation pour les données ouvertes;
  • informer la haute direction et le conseil.

Trouver un parrain au sein de l’organisation

Chaque municipalité a des structures organisationnelles et des protocoles d’établissement de rapports qui lui sont propres. Les initiatives de données ouvertes peuvent être lancées à différents niveaux de l’administration, mais sont souvent lancées au niveau du personnel tactique. Si c’est votre situation, préparez un document décrivant le contexte (servez-vous des renseignements contenus dans cette trousse d’outils) et présentez-le à votre gestionnaire ou directeur pour commentaires. Obtenez un mandat de poursuivre le travail et mettez sur pied un groupe de travail interne chargé de fournir une orientation pour la recherche initiale tout en relevant les différents problèmes et possibilités.

Le parrain du projet peut appartenir à n’importe quel secteur de l’organisation. Par exemple :

  • Directeur général ou bureau du directeur municipal qui peut estimer que les données ouvertes constituent un projet stratégique pour l’organisation.
  • Division de la technologie de l’information (TI) dont les responsabilités consistent, entre autres, à fournir l’infrastructure et les services ayant trait à la gestion des données.
  • Bureau du greffier municipal qui est chargé de l’AI, de la gestion des documents et de la publication des renseignements organisationnels.
  • Bureau du chef de la division qui peut avoir planifié des projets importants connexes qui pourraient tirer parti d’une approche de données ouvertes.

Mobiliser des fonctionnaires élus en les invitant à des réunions et en engageant un dialogue informel avec eux afin de comprendre leurs points de vue sur une nouvelle initiative éventuelle. Cette mobilisation dirigée par le parrain faisant partie de votre organisation facilitera l’élaboration des plans que vous souhaitez proposer.

Lancer un groupe de travail intérimaire sur les données ouvertes

Les municipalités fournissent beaucoup de données et de renseignements à leurs citoyens et à des intervenants externes. Des personnes travaillant dans différents domaines participent à la diffusion des données et de l’information et vous devriez penser à ces personnes au moment de mettre sur pied un groupe de travail intérimaire sur les données ouvertes. Par exemple :

  • greffier municipal;
  • un représentant de la TI ou du SIG;
  • un représentant de la division de la planification;
  • le bureau du directeur municipal;
  • les secteurs de la prestation de services;
  • des groupes de la gestion de la gestion;
  • information destinée ou communications publiques;
  • personne responsable de vos sites web ou services numériques;
  • personnes versées dans les données ouvertes;
  • vous, le dirigeant non officiel de l’Initiative sur les données ouvertes.

Les employés des communications peuvent également prendre part à l’initiative, ils peuvent vous aider à promouvoir votre initiative ou vous fournir de précieux conseils sur les messages à communiquer. Le mandat du groupe de travail peut être aussi simple que de mieux comprendre en quoi consiste les données ouvertes, ce que les autres municipalités font avec les données ouvertes et de justifier pourquoi votre municipalité devrait envisager un programme de données ouvertes.

Certaines villes, comme la Ville de Montréal, ont décidé d’inclure des représentants de la société civile dans leur groupe de travail initial sur les données ouvertes. Elles peuvent ainsi échanger des renseignements plus efficacement avec des champions externes et des chefs de file en matière de données ouvertes qui appuient publiquement vos objectifs et qui ont un intérêt direct à l’égard de votre projet et de votre succès.

Effectuer une analyse de la situation actuelle

L’analyse de la situation est un exercice important visant à comprendre votre situation actuelle et ses incidences éventuelles sur le projet que vous proposez. Voici quelques aspects à examiner :

  • Votre site web contient-il déjà des données importantes, possiblement des PDF seulement ou un autre type de contenu web (qui peut être transformé en données ouvertes)?
  • Y a-t-il un secteur d’attache logique pour les données ouvertes dans la structure organisationnelle actuelle?
  • Le « secteur d’attache » pour les données ouvertes ou l’organisation dans son ensemble a-t-elle des ressources qui pourraient être affectées au projet?
  • De quelle façon le projet de données ouvertes s’harmonise-t-il avec les priorités organisationnelles existantes du conseil et de la haute direction?
  • Y a-t-il des lignes directrices sur la gouvernance des données (exemple, des règles pour créer, tenir et archiver les données et l’information)?
  • Y a-t-il des enjeux ou des problèmes particuliers parmi les intervenants externes qui pourraient facilement être réglés par l’élaboration de solutions axées sur les données?
  • Avez-vous des données auxquelles le public demande fréquemment l’accès et dont la préparation et la communication exigent du temps pour le personnel?

Discussions non officielles avec votre communauté

Les employés municipaux établissent des relations avec leur communauté au fil du temps et ces relations portent sur des intérêts et des domaines divers. Certains groupes communautaires peuvent avoir un intérêt dans les données ouvertes (par exemple, une entreprise en démarrage, des communautés de technologies civiles ou des organisations du secteur social ou des défenseurs de la transparence). On vous suggère d’avoir quelques entretiens stratégiques avec les chefs de file dans ces domaines afin d’avoir une idée de leurs connaissances et de leur intérêt éventuel concernant les initiatives sur les données ouvertes dans votre communauté. Il peut être nécessaire d’expliquer en quoi consistent les données ouvertes, puisque les groupes communautaires ne sont pas toujours au courant de cette technologie et pourraient estimer qu’elle dépasse leur capacité numérique existante.

Il est important de ne pas fournir des garanties, autres que de confirmer qu’un rapport sera élaboré et que les résultats seront rendus publics. Dans bon nombre de municipalités, la communauté externe a été une importante promotrice des données ouvertes et a fourni de l’aide pour des présentations au conseil à titre de délégations.

Outil :

Élaborer l’analyse de rentabilisation pour les données ouvertes

Dans une des sections précédentes, nous avons abordé les avantages des données ouvertes pour la municipalité, ses entreprises et ses citoyens. Vous avez tenu des discussions avec des intervenants internes et externes et vous pouvez maintenant utiliser les renseignements découlant de ces discussions pour élaborer l’analyse de rentabilisation expliquant pourquoi les données ouvertes conviennent à votre organisation.

L’analyse de rentabilisation pourrait comprendre les éléments clés suivants :

  • Harmonisation des données ouvertes avec les objectifs du plan stratégique actuel de l’organisation;
  • Soutien pour les objectifs opérationnels de l’organisation;
  • Avantages possibles quant à l’efficience et à l’efficacité;
  • Possibilités pour la participation et le soutien des intervenants (par exemple, développement économique, bien-être communautaire).

Vous trouverez ci-dessous un exemple des renseignements d’une analyse de rentabilisation municipale à l’appui du lancement d’une initiative sur les données ouvertes ainsi que des exemples d’avantages.

Cas d’utilisation : Exemple des avantages des données ouvertes

Ville de Winnipeg, Andrew Burton

Nous avons développé une interface de programmation d’applications (API) en transit et nous l’avons mis à la disposition de la communauté en 2011. Par conséquent, nous n’avons eu jamais besoin de publier une application Android ou iPhone pour le transit. Les économies de coûts générées par le fait de ne pas utiliser un (ou plusieurs) employé à temps plein pour le développement ou l’entretien sont probablement de l’ordre de 1 million de dollars.

Informer la haute direction et le conseil

Les communications sont extrêmement importantes dans un environnement municipal pour toute nouvelle initiative, pas simplement pour les données ouvertes. Pour une étude initiale concernant une initiative sur les données ouvertes, on vous recommande de prendre en compte ce qui suit :

  • rapports à l’intention du parrain du projet initial;
  • rapports à l’intention de la haute direction par l’entremise du parrain du projet;
  • la haute direction pensera à une simple note d’information à l’intention du conseil;
  • la haute direction devrait communiquer cette information aux employés et leur permettre de contacter le groupe de travail sur les données ouvertes;
  • la communauté devrait être officiellement informée au sujet des progrès réalisés (par exemple, note d’information au conseil).

Une fois que le projet est approuvé par les personnes compétentes, le plan de projet devrait contenir l’élaboration d’un plan de communication (peut être simple ou complexe, selon les protocoles de votre organisation que vous souhaitez suivre).

Élaborer un plan

Définir vos objectifs

La meilleure approche pour entreprendre une initiative sur les données ouvertes est l’exécution d’un projet-pilote. L’objectif général du projet-pilote sera d’acquérir une expérience et d’élaborer des recommandations concernant les mesures à prendre, s’il y a lieu, pour mettre en œuvre un programme de données ouvertes dans la municipalité. Voici les exemples des objectifs à prendre en considération :

  • Comprendre les pratiques de l’organisation en matière de gestion de données et sa culture relativement à l’échange d’information afin de déterminer l’effort requis pour les données ouvertes;
  • Consigner les demandes internes et externes d’accès aux données de l’organisation (par exemple, demandes d’accès à l’information, analyses web);
  • Évaluer les pratiques de l’organisation relativement aux principes et politiques régissant les données ouvertes;
  • Classer les données disponibles comme des jeux de données ouvertes possibles;
  • Mieux comprendre les options technologiques pour les données ouvertes (par exemple, portails de données ouvertes maison ou privés);
  • Présenter un rapport assorti de recommandations sur la marche à suivre pour les données ouvertes.

Élaborer la liste des tâches

Les scénarios peuvent être différents en fonction de l’approche que vous adoptez pour les données ouvertes :

  • Publier l’information qui existe déjà sur le site web comme des données ouvertes;
  • Élaborer une politique sur les données ouvertes (autonome ou intégrée) à présenter à la haute direction et au conseil pour adoption;
  • Lancer un projet sur les données ouvertes afin d’acquérir une expérience;
  • Élaborer un programme opérationnel complet de données ouvertes pour l’ensemble de l’organisation.

À noter que, dans ce cas-ci, l’objectif sera l’aspect projet de ce scénario, puisqu’un plan de projet détaillé ne fait pas partie de cette version de la Trousse d’outils maison sur les données ouvertes.

Scénario 1 : Publier quelques jeux de données

Ce travail peut être considéré comme un projet « boîtes à outils » où vous mettrez à l’essai l’idée des données ouvertes avant de passer à un projet-pilote officiel. Voici les tâches de cette activité :

  • Examiner votre site web afin de déterminer les données qui pourraient devenir des données ouvertes. Ces données devraient être simples et non litigieuses comme des calendriers d’événements. Veuillez consulter les statistiques du web pour déterminer les pages qui sont les plus consultées afin de prioriser les types de données à publier en premier lieu.
  • Convertir des données web en format d’origine (par exemple, .pdf en système de contrôle de versions (CVS) ou Excel).
  • Héberger des données à l’interne et accorder à des utilisateurs externes un accès sécurisé aux données.
  • Travailler avec des membres fiables de la communauté afin de faire l’essai des « données ouvertes » (facilité d’emploi) et d’obtenir une rétroaction.
  • Préparer un bref rapport sur l’expérience assortie d’une recommandation pour proposer un projet-pilote.

Scénario 2 : Adopter une politique sur les données ouvertes

Certaines municipalités peuvent préférer avoir une politique approuvée sur les données ouvertes avant d’entreprendre la mise en œuvre et l’exécution d’un programme de données ouvertes. Heureusement, d’autres administrations ont adopté des politiques sur les programmes de données ouvertes qui peuvent servir de base pour le vôtre. Voici les tâches de cette activité :

  • trouver un parrain au sein de l’organisation
  • former un groupe de travail interne sur les données ouvertes;
  • examen des politiques internes existantes connexes;
  • examen des politiques existantes sur les données ouvertes des administrations homologues (par exemple, Charte internationale sur les données ouvertes);
  • élaborer une ébauche de politique et demander à la communauté de fournir une rétroaction;
  • présenter la politique proposée à la haute direction et au conseil pour approbation;
  • élaborer un plan du projet ou du programme après l’approbation.

Les villes demandent habituellement à la communauté de fournir une rétroaction sur leurs politiques sur les données ouvertes au moyen d’un processus ouvert et transparent à l’aide d’un outil de consultation tel que Google doc, et ce, pour saisir les commentaires des intervenants et y répondre. Cette pratique permet aux membres de la communauté de voir les commentaires les uns des autres et incite la ville à fournir plus de contexte pour des termes ou expressions précis utilisés dans la politique. Les intervenants qui participent à cette étape sont susceptibles de s’intéresser aux étapes subséquentes de votre initiative sur les données ouvertes. C’est donc un excellent moyen d’élaborer votre liste de distribution et votre stratégie de sensibilisation des intervenants!

Scénario 3 : Lancer un projet-pilote sur les données ouvertes

C’est le scénario le plus courant et le projet est habituellement lancé dans un créneau de neuf à douze mois. On suppose que les activités préalables à la planification suivantes ont été exécutées pour arriver à cette étape :

  • un parrain de projet interne a été trouvé;
  • un Groupe de travail sur les données ouvertes a été mis sur pied;
  • une évaluation interne a été effectuée (peut être mise à jour s’il y a lieu);
  • les premières communications avec les intervenants externes ont eu lieu;
  • des approbations de la haute direction et du conseil et des communications avec eux existent.

Fondé sur les hypothèses antérieures, le tableau ci-dessous est un résumé des principales tâches à exécuter dans le cadre d’un projet-pilote sur les données ouvertes.

Remarques – La mesure dans laquelle chacune de ces tâches est exécutée sera fonction de la capacité et des ressources de l’organisation. Les échéances sont présentées à titre de référence seulement.

Tâche

Mois 1

Mois 2

Mois 3

Mois 4

Mois 5

Mois 6

Mois 7

Mois 8

Mois 9

Gestion de projets

Active Active Active Active Active Active Active Active Active

Réunions du groupe de travail

Active Active Active Active Active Active Active Active Active

Élaboration d'une politique (cette tâche devrait faire partie du projet-pilote, mais peut être reportée si les ressources sont limitées)

Recherche sur les études existantes

Active                

Suggestions de la communauté

  Active              

Ébauche de politique pour examen par la direction

    Active            

Publication de données ouvertes

Répertoire de données

Active Active              

Examiner et mettre à l'essai les options technologiques

Active Active Active Active          

Établir l'ordre de priorité des premiers jeux de données et les approuver

    Active Active          

Formats ouverts et métadonnées

        Active Active      

Publier le site du répertoire alpha

            Active    

Publier le site bêta et le lancer

              Active Active

Mobilisation de la communauté et communications

Officialiser la mobilisation de la communauté

Active                

Dialogue constant

Active Active Active Active Active Active Active Active Active

Élaborer conjointement des priorités en matière de données

    Active            

Élaborer un plan pour les communications

Active Active              

Communication continue (interne et externe)

Active Active Active Active Active Active Active Active Active

Établissement de rapports sur les résultats du projet

                Active

Rapport sur les prochaines étapes

                Active

Remarque – Selon vos objectifs et vos ressources, certaines tâches peuvent être exécutées ou non et/ou réduites et d’autres peuvent exiger plus ou moins de temps. La démarche sera différente pour chaque organisation.

Outil :

Scénario 4 : Élaborer un programme opérationnel complet de données ouvertes pour l’ensemble de l’organisation

Le projet-pilote est l’approche la plus courante pour lancer une initiative sur les données ouvertes. L’élaboration d’un programme de données ouvertes pour l’ensemble de l’organisation est une entreprise à long terme et ne fait pas partie de la portée de cette version de la trousse d’outils.

Estimer les ressources et les échéances d’un projet sur les données ouvertes

Il est difficile de déterminer avec exactitude les ressources nécessaires pour tout nouveau projet, de même que les échéances. L’exécution de la liste des tâches énumérées dans le calendrier du projet-pilote ci-dessus peut exiger des délais différents en fonction de la capacité de votre organisation et de la priorité accordée au projet.

Le cas d’utilisation ci-dessous contient quelques indications sur la quantité de travail requise et la durée éventuelle d’un projet-pilote. Les ressources dépendront de la nature de votre projet et de l’environnement où vous travaillez (par exemple, infrastructure de la TI).

Cas d’utilisation : Les ressources

Comté de Grande Prairie – Expérience de Tracy Archibald

Portée de l’Initiative sur les données ouvertes : Fournir au public des renseignements utiles, cohérents et lisibles par machine et en mettant l’accent sur les éléments fréquemment demandés ou faciles à communiquer.

  • Nous avons consacré environ trois semaines à la gouvernance.
    • En ce qui concerne la licence, nous en avons trouvé une en vigueur et l’avons modifiée un peu.
    • Nous avons donné une présentation au conseil.
    • Nous avons publié des renseignements dans le site web.
    • Vidéo – Superviser le fournisseur
  • Nous avons consacré deux semaines au maximum à la personnalisation du portail.
    • Le portail initial a été conçu et codé durant environ une semaine.
    • La personnalisation du Portail de données ouvertes d’ESRI a dû prendre environ une semaine de travail.
  • La mise au point des données prend deux à cinq jours. Certaines données exigent plus ou moins de temps. Cette mise au point comprend, entre autres, ce qui suit :
    • veiller à ce qu’il existe un plan pour tenir à jour les données;
    • obtenir les approbations appropriées des divisions (au besoin);
    • définir les métadonnées;
    • vérifier la qualité des données;
    • automatiser la mise à jour des données ouvertes (au besoin);
    • charger les données dans le répertoire;
    • changer les formats des données ne fait pas partie de la mise au point.
  • Activités continues
    • Tenue à jour des données – Puisque notre répertoire se met à jour automatiquement à partir des données de base, le travail de tenue à jour est très minime. Nous prévoyons cinq minutes par jeu de données par mois pour nous occuper de divers éléments. Nous en utilisons probablement moins de la moitié.
    • Sensibilisation des employés et du public. Nous prévoyons quelques heures par mois pour nous en occuper. Un ou deux employés permanents par mois.
  • Chaque mise à jour importante a un coût pour nous :
    • Deux semaines de travail pour donner au portail l’apparence que nous voulons.
    • Environ 20 à 30 minutes par jeux de données pour charger les données (lorsque nous avons changé de plateformes).
    • Moins d’une semaine pour les approbations finales et le communiqué de presse.

Votre expérience de l’exécution de nouveaux projets devrait vous donner quelques indications sur le volume des efforts qui pourraient être requis. Dans certains cas, il peut y avoir des possibilités de miser sur les projets existants (par exemple, projets de la TI ou projets de l’organisation portant sur l’information et la technologie) pour bien comprendre un projet sur les données ouvertes. Si votre organisation a fixé des dates précises pour l’exécution du projet, il est impératif que toute demande de service imprévue qui a une incidence sur les échéances du projet fasse l’objet d’une discussion avec le parrain du projet et le Groupe de travail sur les données ouvertes.

Conseil :

  • Si votre organisation a fixé des dates précises pour l’exécution du projet, il est impératif que toute demande de service imprévue qui a une incidence sur les échéances du projet fasse l’objet d’une discussion avec le parrain du projet et le Groupe de travail sur les données ouvertes.

Voici une liste des jalons que vous pourriez établir dans le plan de votre projet :

  • publier l’ébauche de la Politique sur les données ouvertes et les voies de communication pour la rétroaction;
  • présenter la Politique proposée sur les données ouvertes;
  • dresser un répertoire de données;
  • s’entendre sur les premiers jeux de données prioritaires;
  • préparer des données ouvertes et des métadonnées aux fins de publication;
  • prendre une décision sur la plateforme de publication des données ouvertes;
  • publier un site alpha de données ouvertes avec un accès contrôlé;
  • transformer le site alpha en un site web bêta de données ouvertes au public;
  • élaborer un plan des communications pour le lancement du projet et du site web;
  • établir un calendrier des réunions avec les intervenants externes.

L’ordre des jalons sera déterminé par la séquence que vous choisissez d’utiliser pour votre projet-pilote.

Obtenir les approbations… passer à l’action

Obtenir les approbations… passer à l’action
Version textuelle

Cette image illustre un processus d’approbation simple étape par étape pour une initiative de données ouvertes. La première étape consiste à avoir un commanditaire du projet et à garantir une approbation de projet de principe. La deuxième étape consiste à faire approuver la politique des données ouvertes et un projet-pilote. La troisième étape consiste à obtenir une approbation pour le programme et le budget pour les données ouvertes.

Chaque municipalité aura son propre processus d’approbation. Toutefois, en règle générale, il y a des approbations de « projet en principe », des projets-pilotes dotés de ressources et des approbations d’un nouveau programme doté d’un budget et de ressources

Les approbations réelles requises dépendront de la portée de votre Initiative sur les données ouvertes.