L’intégrité dans la tenue des documents

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Arthur Doughty
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Les documents qui circulent quotidiennement au gouvernement sont à la base de la responsabilisation, de la transparence et de la primauté du droit. La tenue efficace des documents permet au gouvernement de gérer ses activités courantes, d’offrir ses programmes et services, et de veiller à la responsabilisation, à la régie, à l’évaluation, aux audits, à l’accès à l’information, à la protection de la vie privée, à la sécurité et à la continuité de l’administration gouvernementale. Monsieur le juge Gomery a indiqué qu’il ne fait pas confiance à l’intégrité des documents officiels et que la loi devrait exiger « une tenue de documents obligatoire au gouvernement ».

Suite à cette déclaration, les rapports du Commissariat à l’information et du Vérificateur général ont souligné l’absence de certains documents, et de récents événements ont révélé des problèmes relatifs aux dossiers conservés dans les cabinets ministériels. D’autres ont mentionné l’apparition d’une « culture orale » au niveau de la haute direction. Pour que la tenue de documents soit efficace, elle doit être accomplie avec intégrité et être intégrée à la culture de toutes les personnes dont le salaire est assumé par le public.

Faire adopter et mettre en application une législation imposant une tenue de documents obligatoire pour l’ensemble des ministres, du personnel des cabinets ministériels et des employés de tous les ministères et organismes gouvernementaux, lesquels devront créer des documents pour conserver la trace de chaque mesure et décision prises et de chaque transaction réalisée, tenir à jour ces documents et les archiver. Définir des normes vérifiables relativement aux documents.

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Commentaires

Soumis par Arthur Doughty le mar 17/06/2014 - 19:37

Thank you for responding. Yes, I am familiar with those directives. They are an excellent step towards effective recordkeeping within the Public Service. Has the review required by section 6.2.3 of the Recordkeeping Directive been started? Has the Auditor General noticed an improvement? The directives, though, have certain weaknesses: 1) they do not apply to ministers or to their staff. These public officials obviously play a key role in governance. In the search for the emails of Benjamin Perrin in the PMO, the PCO stated that their standard protocol was to delete the email accounts of staff once they leave. This appears to be contrary to the commitment to Open Government and to the spirit of the Directive on Recordkeeping and it should be contrary to law. One suspects that similar practices were followed in the offices of previous prime ministers. 2) Implementation of the Directive on Recordkeeping was not costed or funded.

Soumis par open-ouvert le Jeu 12/06/2014 - 18:34

Thank you for submitting your idea! As a point of reference, you may want to check out the Government of Canada’s Policy on Information Management (http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-eng.aspx?id=12742&section=text) and Directive on Recordkeeping (http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-eng.aspx?id=16552&section=text). The mandatory Policy has been in effect since 2007 and requires departments and agencies to ensure that “decisions and decision-making processes are documented to account for and support the continuity of departmental operations, permit the reconstruction of the evolution of policies and programs, and allow for independent evaluation, audit, and review”. The Directive has been in effect since 2009, and requires departments and agencies to “identify information resources of business value, based on an analysis of departmental functions and activities, carried out by a department to enable or support its legislated mandate” as well as protect these information resources of business value. Do you believe these documents respond to the issues you are raising?
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