1. Date d’entrée en vigueur
- 1.1. Les présentes lignes directrices entrent en vigueur le 1er avril 2018.
- 1.2. Les présentes lignes directrices remplacent les documents existants intitulés Document d’orientation : Divulgation proactive de subventions et de contributions de plus de 25 000 $, et Questions et réponses à utilisation interne seulement – Divulgation proactive de subventions et de contributions de plus de 25 000 $.
2. But
- 2.1. Fournir des lignes directrices et des directives aux gestionnaires et aux spécialistes fonctionnels sur la détermination, la collecte et la publication de renseignements sur l’octroi de subventions et de contributions (S et C) qui doit être signalé.
3. Application
- 3.1. La présente ligne directrice s’applique aux ministères et organismes qui sont assujettis à la Politique et à la Directive sur les paiements de transfert, ou qui sont énumérés aux annexes I, I.1 et II de la Loi sur la gestion des finances publiques.
- 3.2. Les présentes lignes directrices appuient l’engagement pris par le secrétaire du Conseil du Trésor, déclarant qu’« [à] partir du printemps 2006, [le gouvernement] commencera à rendre accessible de l’information sur les subventions et les contributions, grâce à la divulgation proactive, initialement pour celles de plus de 25 000 dollars ».
- 3.3. Les modalités de programmes qui offrent des exemptions à l’établissement de rapports sur l’octroi pour les programmes approuvés avant l’entrée en vigueur des présentes lignes directrices demeurent en vigueur soit jusqu’à leur date d’expiration, soit jusqu’à la date d’approbation de leur continuation ou modification.
- 3.4. On adopte une approche en trois vagues relativement aux exigences à jour de divulgation de renseignements sur les S et C pour permettre aux ministères et organismes de faire les ajustements nécessaires aux processus opérationnels. Les renseignements sur ces vagues se trouvent à l’annexe H.
4. Contexte
- 4.1. Le 21 octobre 2005, le gouvernement du Canada a annoncé son engagement de divulguer de manière proactive l’octroi des subventions et contributions de plus de 25 000 $ dans le cadre de son Programme d’amélioration de la gestion. Ces nouvelles exigences représentaient la suite d’une introduction graduelle des exigences en matière de divulgation proactive qui a commencé par les dépenses de voyage et d’accueil, les contrats de biens et de services, et l’information sur la reclassification des postes.
- 4.2. En juin 2016, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), dans le cadre du Plan d’action pour un gouvernement ouvert, a soumis un engagement d’accroître la transparence et l’utilité des données sur les subventions et les contributions. L’initiative a été lancée par un comité interministériel dirigé par le SCT et comptant 32 ministères, organismes et sociétés d’État participants, appelé Comité des rapports sur l’octroi de subventions et de contributions.
5. Lignes directrices
5.1. Lignes directrices générales
- 5.1.1. Toutes les S et C octroyées doivent être déclarées, sauf celles qui sont exemptées conformément à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, ou autrement exemptées conformément aux présentes lignes directrices à l’annexe A – Exemptions.
- 5.1.2. Le montant total autorisé pour l’octroi des subventions et contributions doit être déclaré, lorsque l’entente a été signée. Plus particulièrement, il faut déclarer le montant de la subvention ou de la contribution autorisée finalement par le ministre responsable, l’administrateur général ou l’autorité déléguée responsable.
- 5.1.3. La fréquence des rapports est à la discrétion du ministère. Cependant, au minimum, les ministères doivent les déclarer (sauf dans les cas prévus au point 5.4.6), dans les 60 jours après la fin du trimestre visé par le rapport, conformément au tableau suivant :
Période de déclaration Date limite finale pour la présentation 1er trimestre : du 1er avril au 30 juin 31 août 2e trimestre : du 1er juillet au 30 septembre 30 novembre 3e trimestre : du 1er octobre au 31 décembre 28 février 4e trimestre : du 1er janvier au 31 mars 31 mai - 5.1.4. Dans les cas d’annonces ministérielles, de renseignements exclusifs ou autres causes valides pour les retards (déterminé à la discrétion de l’administrateur général ou du pouvoir délégué), les ministères peuvent retarder la déclaration relative à ces ententes d’un (1) trimestre d’exercice au plus.
5.2. Identification des subventions et contributions à déclarer
- 5.2.1. Les ministères devraient déclarer tous les octrois de subventions et contributions et toutes leurs modifications, sauf si des exceptions ont été accordées, comme l’indique l’annexe A.
- 5.2.2. Lorsqu’il existe une série de modifications à un octroi, elles peuvent être divulguées dans une seule déclaration, pourvu qu’elles aient lieu au cours de la même période de déclaration.
- 5.2.3. Lorsqu’une subvention ou une contribution est octroyée, puis terminée, les renseignements originaux qui ont été déclarés ne devraient pas être modifiés. Les octrois qui prennent fin dans un trimestre ultérieur devraient être traités comme une modification et déclarés comme tels.
- 5.2.4. Lorsque les renseignements sont classifiés, les renseignements de nature non délicate sont déclarés dans le cadre de l’exercice de déclaration des octrois; dans ces cas, les ministères peuvent les déclarer en lots afin de protéger les renseignements de nature délicate. L’annexe C présente des renseignements supplémentaires sur l’établissement de rapports en lots.
5.3. Collecte d’éléments de données sur les subventions et les contributions
- 5.3.1. Les éléments de données décrits à l’annexe B ont été élaborés par le Comité des rapports sur l’octroi de subventions et de contributions, en collaboration avec les principaux intervenants externes et internes, afin de permettre aux ministères de fournir des renseignements cohérents, utiles et utilisables au public. Les ministères sont encouragés à suivre l’approche recommandée pour chaque élément de donnée, et de progresser vers la norme de déclaration recommandée au fil du temps.
5.4. Publication des octrois de subventions et de contributions
- 5.4.1. À l’aide des modèles fournis par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les ministères et organismes doivent déclarer les renseignements sur leurs S et C respectives dans le portail de données ouvert.canada.ca.
- 5.4.1.1. Les ministères commenceront à publier leurs rapports sur ouvert.canada.ca à la date d’entrée en vigueur des présentes lignes directrices.
- 5.4.2. Quand un autre ministère émet une subvention ou une contribution pour le compte d’un ministère, le ministère qui émet les fonds au bénéficiaire doit déclarer l’octroi, en notant dans le champ « Renseignements supplémentaires » le fait qu’un autre ministère en a bénéficié.
- 5.4.3. Lorsque plus d’un ministère ou organisme finance un promoteur pour une initiative commune, les deux ministères devraient déclarer l’octroi en fonction du montant de la subvention ou de la contribution octroyée par leur ministère. Dans ce cas, les ministères devraient communiquer afin d’assurer l’uniformité des renseignements, et inclure le nom de l’autre ministère dans le champ « Renseignements supplémentaires » de la déclaration.
- 5.4.4. Lorsque la date limite de l’affichage est une fin de semaine ou un jour férié, les ministères doivent afficher les renseignements au plus tard le premier jour ouvrable suivant la fin de semaine ou le jour férié en question.
- 5.4.5. Un octroi ou une modification de S et C qui n’a pas été signalé au cours de la période de déclaration où elle a été accordée peut être indiqué dans la période de déclaration suivante, ou dès que possible. Toute déclaration tardive doit être indiquée comme telle à la section « Renseignements supplémentaires » de la déclaration.
- 5.4.6. Les renseignements affichés peuvent être modifiés lorsqu’une erreur importante (définie à l’annexe D) a été faite dans les données déclarées à l’origine. Toute information modifiée devrait être clairement indiquée dans la zone « Renseignements supplémentaires » de la déclaration originale.
5.5. Surveillance des rapports sur les octrois
- 5.5.1. Conformément à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor, les ministères et organismes sont responsables de s’assurer que l’autorité en matière de S et C (le ministre) agit et est perçu comme agissant selon la lettre et l’esprit de la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor. Le ministère court le risque de non-conformité s’il ne veille pas à ce que les renseignements sur l’octroi et la modification des S et C soient exacts, à jour et affiché conformément à la Politique et à la Directive sur les paiements de transfert. L’administrateur général du ministère est responsable de s’assurer que les données déclarées soient validées convenablement, complètes et déclarées de façon ponctuelle. Les ministères ont pour pratique exemplaire d’indiquer clairement toute limite dans les données déclarées.
- 5.5.2. Le SCT mènera, s’il y a lieu, des activités de surveillance régulières des données ministérielles sur la déclaration de l’octroi de S et C, veillant à la conformité aux normes (le cas échéant). Lorsqu’un ministère n’a pas d’octroi à déclarer, les ministères rempliront une section différente du modèle de déclaration, et les renseignements seront placés sur le portail ouvert.canada.ca.
6. Références
6.1. Législation pertinente
6.2. Politiques du Conseil du Trésor
6.3. Normes du Conseil du Trésor
6.4. Autres références
- 6.4.1. Le troisième Plan bisannuel dans le cadre du Partenariat pour un Gouvernement Ouvert
- 6.4.2. Comité du SCT sur la déclaration des octrois de subventions et contributions
7. Demandes de renseignements
- 7.1. Pour toute question liée à cet instrument de politique, veuillez communiquer avec zzocgpt@tbs-sct.gc.ca.