Annexe B : Guide sur l’inscription des champs

Ce champ est rempli à la seule discrétion du ministère. Les ministères devraient utiliser un numéro d’identification qui leur est utile et qui servirait à identifier les rapports à l’avenir, afin qu’ils puissent s’y référer, y relier, et modifier les rapports à l’avenir, si nécessaire.

Le SCT ne peut pas prescrire des commentaires sur la façon de produire les chiffres, puisque cela dépend des systèmes ministériels. Il est recommandé d’utiliser le système financier du ministère pour produire le numéro, si possible. S’il n’est pas possible de produire un numéro au moyen d’un système financier, les ministères devraient utiliser leur système de S et C. Ce champ peut reproduire le champ 19 – Numéro de projet.

Des exemples d’identificateurs ministériels courants sont les numéros de bons d’achat, les numéros de projets, les numéros de SAP, les numéros des ententes de contribution ou autres, mais ce numéro devrait toujours être rempli par un élément que les ministères peuvent cerner rapidement.

Ce champ est rempli par le système de rapports du SCT. Il n’y a pas d’autre directive pour le remplir. Il contiendra des renseignements comme le numéro du rapport, l’exercice et le ministère.

Le format est le suivant : GC-000-2017-00001

Ce numéro serait : Subventions et contributions – identificateur ministériel – exercice 2016-2017 – numéro du rapport.

Services publics et Approvisionnement Canada procure les identificateurs ministériels aux ministères.

Ce champ est rempli par le système de rapports du SCT. Ce sera généré en fonction du ministère qui télécharge l’information. Ce champ sera normalisé à l’aide d’une liste des « entités fédérales » que Services publics et Approvisionnement Canada élabore actuellement, assignant des numéros à trois chiffres et des codes à trois caractères aux ministères.

Dans le cas où l’on souhaite une annonce ministérielle, la présentation de rapport peut être retardée, et le rapport peut être retardé à l’exercice où l’annonce ministérielle est faite.

Puisque ce champ accueille très peu d’information, et que les ministères doivent reconnaître le type d’entente, il n’y a pas d’autres directives. Les ministères sont invités à indiquer de plus amples renseignements sur le type d’entente au champ 29 – Renseignements supplémentaires (y compris, entre autres, le « remboursement », la « contribution en espèce »).

Organisation à but lucratif

Cette catégorie doit être sélectionnée lorsque le financement est versé à une organisation qui existe en vue de réaliser un bénéfice. Chacune de ces organisations devrait avoir un numéro d’entreprise.

Organisation à but non lucratif et organismes de bienfaisance

Cette catégorie doit être sélectionnée lorsque le financement est versé à une organisation qui n’existe pas dans le but de réaliser un bénéfice, ce qui comprend les organismes de bienfaisance. Dans la majorité des cas, ces organisations auront un numéro d’entreprise et/ou de TPS.

Établissements universitaires et institutions publiques

Cette catégorie doit être sélectionnée lorsque le financement est versé à des organisations qui participent à la prestation d’éducation, ou à l’élaboration de matériel didactique, d’outils ou d’autres médias éducationnels.

Premières Nations et conseil tribal

Cette catégorie doit être sélectionnée lorsque le financement est versé à une « bande » des Premières Nations, conformément à la Loi sur les Indiens y compris les Premières Nations autogouvernées, ou un conseil tribal : une organisation établie par des Premières Nations ayant des intérêts communs qui se réunissent afin d’offrir des services consultatifs ou de programmes aux membres des Premières Nations.

Gouvernement

Cette catégorie doit être sélectionnée lorsque le financement est versé à un autre ordre de gouvernement, soit au Canada (fédéral, provincial ou territorial, municipal, sociétés d’État), ou à l’étranger.

International

Cette catégorie doit être sélectionnée lorsque l’argent est versé à une organisation qui n’a pas son origine au Canada, ou qui ne se trouve pas au Canada.

Particulier ou entreprise à propriétaire unique

Cette catégorie doit être sélectionnée lorsque l’argent est versé à un seul bénéficiaire, ou à une entreprise à propriétaire unique. Il faut le classifier comme un versement à une seule personne, plutôt qu’à un certain type d’organisation. Des renseignements supplémentaires se trouvent sous « Autres directives ».

Autre

La catégorie Autre ne doit être remplie que si aucune des catégories susnommées ne décrit avec précision le bénéficiaire. Si « Autre » est sélectionné, il faut donner les renseignements supplémentaires sur les bénéficiaires dans le champ « Renseignements supplémentaires ».

Autres directives

Le bénéficiaire du financement doit toujours être compté comme la personne ou l’organisation dont le nom figure à l’entente de subvention ou de contribution. Les ministères ne sont pas tenus de saisir le bénéficiaire ultime. Lorsqu’il sélectionne le type de bénéficiaire, les ministères peuvent exercer leur discrétion pour déterminer la catégorie qui correspond le mieux au bénéficiaire. Dans le cas d’institutions paragouvernementales, les ministères doivent exercer leur propre jugement (par exemple, un conseil scolaire).

Organisations

Au moment de remplir les données pour une organisation, un organisme de bienfaisance ou autre entité qui aurait un numéro d’entreprise (numéro de taxe), le ministère devrait utiliser la base de données de l’ARC pour obtenir le numéro de TPS connexe. Ce numéro (#########), attribué par l’ARC au moment de la création de l’organisation, ne change pas, ce qui fournit des renseignements cohérents, même si le nom légal, le nom d’exploitation ou l’organisation changent.

Particulier et autre

Au moment de remplir les données pour un particulier ou un bénéficiaire étranger, il faut quand même entrer quelque chose, puisqu’il s’agit d’un champ obligatoire. Pour viser particulier, une entreprise à propriétaire unique ou autre type d’entité qui n’a pas de numéro d’entreprise, le ministère doit entrer neuf 0 (000000000) dans ce champ. Ce numéro, qui n’est lié à aucune entreprise, permettra au ministère de ne pas remplir ce champ, tout en permettant au champ de demeurer obligatoire.

Autres directives

Le bénéficiaire du financement doit toujours être compté comme la personne ou l’organisation dont le nom figure à l’entente de subvention ou de contribution au moment de sa signature.

Les ministères ne sont pas tenus de saisir le bénéficiaire ultime. Lorsqu’il sélectionne le type de bénéficiaire, les ministères peuvent exercer leur discrétion pour déterminer la catégorie qui correspond le mieux au bénéficiaire. Dans le cas d’institutions paragouvernementales, les ministères doivent exercer leur propre jugement.

Organisations

Bien souvent, le nom légal de l’organisation sera « Province – Numéro d’entreprise Inc. ». Toutefois, dans tous les cas (qu’il diffère ou non du numéro d’entreprise), le nom légal doit être rempli.

Particulier

Au moment de remplir les données pour un particulier, le nom légal doit être entré tel qu’il figure au certificat de naissance, au passeport ou autre document d’identification officiel. Dans les cas d’un changement de non (que ce soit par mariage ou un changement de nom légal), le nom légal doit toujours être ce qui paraît sur la documentation légale. Le nom des particuliers doit être indiqué dans l’ordre Nom, Prénom.

Autres bénéficiaires

Dans le cas de festivals, de comités et d’autres organisations qui ne sont pas des entreprises, gouvernementales ou des particuliers, le nom légal peut être rempli comme « Nom commercial seulement », et l’utilisateur devrait rempli le champ « Nom commercial du bénéficiaire ».

Autres directives

Le bénéficiaire du financement (et qui doit être comptabilisé dans le présent rapport d’octroi) doit toujours être compté comme la personne ou l’organisation dont le nom figure à l’entente de contribution ou de subvention au moment de sa signature. Dans le cas où le ministère verse les fonds à un intermédiaire qui paie ensuite le bénéficiaire (par exemple, un étudiant reçoit l’argent, mais le ministère envoie l’argent à l’Université, qui le transfère ensuite à l’étudiant), l’octroi ^doit être déclaré comme financement à un particulier. 

Organisations

Dans le cas d’une organisation, ce champ peut être laissé en blanc si l’organisation n’a pas de nom commercial. Bien souvent, le nom commercial apparaîtra ainsi : « Nom légal – faisant affaire sous le nom de _____ ». C’est d’ici que l’on tire le nom commercial. Dans d’autres cas, il sera affiché simplement comme étant différent du nom légal de l’organisation.

Particulier

Ce nom est facultatif pour les particuliers, et dans la majorité des cas, il ne devra pas être rempli, sauf dans le cas d’une entreprise à propriétaire unique; dans ce cas, il faut indiquer le nom commercial de l’entreprise à propriétaire unique s’il diffère du nom légal.

Autres bénéficiaires

Dans le cas de festivals, de comités et d’autres organisations qui ne sont pas des entreprises, gouvernementales ou des particuliers, ce champ est obligatoire, et il faut y entrer le nom de l’organisation, du festival ou du comité.

Autres directives

Le bénéficiaire du financement (et qui doit être comptabilisé dans le présent rapport d’octroi) doit toujours être considéré comme la personne ou l’organisation dont le nom figure à l’entente de contribution ou de subvention au moment de sa signature. Dans le cas où le ministère verse les fonds à un intermédiaire qui paie ensuite le bénéficiaire (par exemple, un étudiant reçoit l’argent, mais le ministère envoie l’argent à l’Université, qui le transfère ensuite à l’étudiant), l’octroi doit être déclaré comme financement à un particulier.

Le nom commercial du bénéficiaire sert à identifier rapidement le bénéficiaire du financement. Dans un cas tel qu’une université (par exemple, Queens University of Kingston [nom légal] pourrait avoir pour nom commercial « Université Queens »). En outre, les institutions dont les facultés ou départements reçoivent du financement peuvent également être indiquées dans ce champ (par exemple, Université Queens – Faculté de médecine).

Si un chercheur reçoit une subvention d’une entité fédérale, mais que le financement est versé à un organisme d’appui, le nom de l’organisme d’appui serait entré ici. Il est important que ce champ ne suive pas le « bénéficiaire ultime », mais qu’il affiche plutôt les renseignements liés aux subventions de recherche. Par exemple, si le Chercheur Y signe une entente avec le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada, mais que l’argent passe par l’Université du Canada, le champ « organisme de recherche » serait rempli par « Université du Canada ».

Organisations

Dans les cas d’une organisation, ce champ doit être rempli en fonction de l’emplacement de son siège social. Dans le cas de sociétés multinationales ayant un siège social au Canada, il faut indiquer Canada.

Particulier

Dans le cas de particuliers, il faut indiquer le pays « de résidence ». Dans le cas d’entreprises à propriétaire unique, il faut indiquer le pays où elles exercent leurs activités.

Autres bénéficiaires

Dans le cas de festivals, de comités et d’autres organisations qui ne sont pas des entreprises, gouvernementales ou des particuliers, ce champ devrait indiquer le pays où ils exercent leurs activités.

Organisations

Dans les cas d’une organisation, ce champ doit être rempli en fonction de l’emplacement de son siège social. Dans le cas de sociétés multinationales ayant un siège social au Canada, il faut déclarer la province ou territoire approprié au Canada.

Particulier

Dans le cas de particuliers, il faut indiquer la province « de résidence ». Dans le cas d’entreprises à propriétaire unique, il faut indiquer la province où elles exercent leurs activités.

Autres bénéficiaires

Dans le cas de festivals, de comités et d’autres organisations qui ne sont pas des entreprises, gouvernementales ou des particuliers, ce champ devrait indiquer la province où ils exercent leurs activités.

Organisations

Dans les cas d’une organisation, ce champ doit être rempli en fonction de l’emplacement de son siège social.

Particulier

Dans le cas de particuliers, il faut indiquer la ville « de résidence ». Dans le cas d’entreprises à propriétaire unique, il faut indiquer la ville où elles exercent leurs activités.

Autres bénéficiaires

Dans le cas de festivals, de comités et d’autres organisations qui ne sont pas des entreprises, gouvernementales ou des particuliers, ce champ devrait indiquer la ville où ils exercent leurs activités.

Au Canada

Au Canada, le code postal devrait être saisi lorsqu’il est disponible. Il doit représenter le siège social ou l’emplacement « de résidence ».

À l’extérieur du Canada

À l’extérieur du Canada, ce champ devrait indiquer « Autre pays ».

Particuliers et autres bénéficiaires

Pour les particuliers, ce champ doit être rempli seulement lorsqu’il ne porte pas atteinte à la protection des renseignements personnels et doit indiquer l’emplacement « de résidence ». Dans le cas de festivals, de comités et d’autres organisations qui ne sont pas des entreprises, gouvernementales ou des particuliers, ce champ devrait indiquer la région où ils exercent leurs activités. En cas de souci de protection des renseignements personnels, il est possible de le remplir par A1A 1A1.

Puisque l’entrée est générée automatiquement en fonction du code postal, il n’y a aucune directive pour le remplir.

Le Nom du programme doit toujours correspondre aux modalités d’application du programme (le nom légal).

Le But du programme doit toujours correspondre aux modalités d’application du programme.

Le nom de l’entente doit être tiré de l’entente signée avec le bénéficiaire.

Si l’entente n’a pas de nom, le ministère est invité à créer un nom à partir de la description du projet, afin d’aider à l’identification et aux fonctions de recherche.

Dans le cas où il n’est pas possible de nommer l’entente, le ministère devrait reproduire dans ce champ les données du champ suivant, en utilisant le numéro de projet.

Enfin, dans le cas d’argent versé à des particuliers, les activités de ces derniers peuvent être indiquées comme nom. Par exemple, le Programme d’aide aux athlètes finance des athlètes, et leur sport serait le nom du projet.

Le numéro de l’entente (numéro de l’entente) doit être le numéro qui se trouve sur l’entente ou dans le système de S et C du ministère.

Ce champ doit indiquer la valeur monétaire qui figure à l’entente avec le bénéficiaire. Si l’argent est en monnaie étrangère, il peut être indiqué dans le champ « Valeur de monnaie étrangère », mais doit être calculé en dollars canadien (CAD) au moment de l’octroi, et être déclaré à cette valeur.

Les chiffres doivent être entrés sans symbole du dollar et sans virgule. Par exemple, 2,3 millions de dollars doit être indiqué comme suit : 2300000.

Ce champ ne doit être rempli que si l’entente est signée en une autre monnaie que le dollar canadien (CAD). Il doit déclarer la monnaie prévue par l’entente.

Ce champ ne doit être rempli que si l’entente est signée en une autre monnaie que le dollar canadien (CAD). Il doit indiquer le montant de l’entente en monnaie étrangère, et non traduite en CAD.

Les chiffres doivent être entrés sans symbole du dollar et sans virgule. Par exemple, 2,3 millions de dollars doit être indiqué comme suit : 2300000.

Lorsque ce champ est rempli, le ministère doit remplir le champ du type de monnaie étrangère.

Ce champ doit indiquer la date de début, conformément à l’entente. Si ces renseignements ne sont pas disponibles, il devrait alors indiquer la date de dernière signature à l’entente de financement.

S’il n’est pas possible d’établir ces dates en raison d’une entente plus complexe, les ministères peuvent exercer leur discrétion pour déterminer la date de début et la date de publication appropriées.

La date doit être indiquée en format AAAA-MM-JJ.

Ce champ doit être rempli au meilleur des connaissances du ministère. Si l’entente signée indique que le projet prendra fin dans un an, la date de fin de l’entente doit être prévue comme se terminant un an après la signature.

La date de fin réelle peut être ambigüe : soit la fin du financement, la fin du projet ou une autre date de fin. Il est recommandé d’indiquer ici la date de fin de projet.

S’il n’est pas possible d’établir ces dates en raison d’une entente plus complexe, les ministères peuvent exercer leur discrétion pour déterminer la date de fin et la date de publication appropriées.

La date doit être indiquée en format AAAA-MM-JJ. Si une date de fin de l’entente n’est pas enregistrée, ou s’il y a une entente permanente, il faut indiquer « S.O. », et ajouter des renseignements à la section « Renseignements supplémentaires ».

Ce champ doit être rempli en fonction de l’endroit où des avantages sont réalisés en fonction des travaux du bénéficiaire. Même si ce champ n’est qu’un petit pas vers une plus grande compréhension de l’endroit où les avantages d’un projet sont réalisés, il ne doit pas indiquer un endroit particulier, mais simplement indiquer si les travaux du bénéficiaire bénéficieront à une ville en particulier, à une province en particulier, à tout le pays ou à un autre pays (ou à plusieurs pays).

L’entrée dans ce champ devrait être fondée sur ce qui figure à l’entente (ce que le bénéficiaire a accepté d’entreprendre dans le cadre de son projet).

Si le ministère ne saisit pas le projet (par exemple, Programme d’aide aux athlètes), ce champ devrait indiquer à quoi sert le financement de façon plus générale.

Ce champ ne vise pas à reprendre les « Résultats attendus ». Il devrait répondre à la question quant à ce que le bénéficiaire entreprend, alors que les résultats attendus tentent d’expliquer pour le projet est entrepris et ce que seront les résultats finaux.

Le SCIAN devrait être rempli du choix le plus approprié dans la liste de sélection. Les ministères recevront la liste SCIAN, et doivent remplir le champ à leur discrétion. Les chiffres minimums à indiquer seraient trois chiffres, afin de permettre de le remplir en général lorsqu’il n’est pas possible d’être spécifique.

Par exemple : Si EDSC signe une entente avec un secteur de services de soutien à l’enseignement, l’ID du SCIAN serait 611710 (secteur 61 – Services d’enseignement; sous-secteur 1 – Services d’enseignement; Groupe de l’industrie 7 – Services de soutien à l’enseignement; Industrie 10 – Services de soutien à l’enseignement).

S’il n’y a aucune possibilité de faire correspondre un projet à un secteur de classification du SCIAN, le ministère peut indiquer « 000000 » pour éviter de fournir des renseignements inexacts.

Dans le cas de plusieurs secteurs, les ministères peuvent séparer les identifiés par une virgule.

Les résultats attendus devraient fournir un indicateur clair des buts que le bénéficiaire a accepté d’accomplir. Dans la plupart des cas, les résultats escomptés des projets du bénéficiaire devraient être déterminés au préalable, mais il y a des exceptions.

Lorsque les résultats attendus (ou escomptés) ne sont pas saisis, les objectifs du programme peuvent servir à remplir ce champ.

Il s’agit d’un champ sur deux ayant une limite de caractères, dont le plafond est fixé à 200 caractères.

Ce champ n’a pas pour but de reprendre le champ « Description du projet ». Ce champ devrait tenter d’expliquer « Pourquoi » le projet est entrepris et quels seront les résultats finaux, alors que la description de projet répondra à la question de « ce » que le bénéficiaire entreprend.

Il n’y a pas de directive pour cette section, car elle peut indiquer toute information qui n’est pas saisie ailleurs dans la déclaration. Il est recommandé d’indiquer ici, certainement et s’il y a lieu, les co-bailleurs de fonds.