Proposition
Faire en sorte que les données et les renseignements du gouvernement soient ouverts par défaut, dans des formats à la fois modernes et conviviaux.
Orientation stratégique provisoire
Le 5 mai 2016, la Directive provisoire concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information a été publiée en vue de prendre des mesures rapides pour revitaliser l'accès à l'information.
La Directive provisoire consacre le principe « d'ouverture par défaut ».
Cette dernière exige également, dans la mesure du possible, que toutes les institutions fédérales transmettent les renseignements aux demandeurs dans le format de leur choix, y compris des formats modernes et conviviaux.
Contexte
Données et renseignements ouverts par défaut
L' « ouverture par défaut » est un principe général consistant à rendre accessibles au public les données et les renseignements gouvernementaux pouvant être utiles aux Canadiens et aux Canadiennes, en excluant uniquement les renseignements qui ne peuvent être divulgués pour des impératifs de protection des renseignements personnels, de confidentialité et de sécurité.
La Directive sur le gouvernement ouvert souscrit à ce principe et donne comme instruction aux institutions fédérales de veiller à ce que de nombreux types de données et de renseignements soient communiqués en formats ouverts et réutilisables.
La Loi sur l'accès à l'information repose elle aussi sur le principe de l' « ouverture par défaut ». Elle autorise les Canadiens et les Canadiennes à avoir accès aux données et aux renseignements du gouvernement qui n'ont pas été rendus publics, sous réserve uniquement d'exceptions limitées et précises, par exemple la sécurité nationale, la protection des renseignements personnels et le secret professionnel des avocats.
Formats modernes et conviviaux
Auparavant, les institutions fédérales transmettaient parfois des renseignements dans des formats consultables et réutilisables, sur demande et lorsque la communication ne soulevait pas de préoccupations relatives à la protection des renseignements personnels, à la confidentialité ou à la sécurité. Les personnes qui demandent de tels renseignements préciseront parfois qu'elles aimeraient les recevoir dans un format particulier, afin de pouvoir les consulter, les traiter et les analyser par voie électronique.
Mais, la plupart du temps, les renseignements communiqués en réponse à une demande d'accès à l'information étaient transmis sous forme imprimée ou en format PDF, ce qui tient à la fois à des limites technologiques et à des considérations relatives à la sécurité.
Sur le plan technologique, les logiciels utilisés actuellement par les institutions fédérales pour traiter les demandes d'accès à l'information requièrent la numérisation des documents. Les logiciels masquent ensuite une partie du contenu des images numérisées, de manière à protéger les renseignements ne pouvant être divulgués aux termes de la Loi sur l'accès à l'information. Les documents sont ensuite transmis à l'auteur de la demande sous forme d'images PDF ou sur papier, soit des formats qui empêchent de révéler le contenu masqué, pour éviter toute violation des exigences de protection des renseignements personnels, de confidentialité et de sécurité.
Un autre aspect pris en compte est le coût lié à la communication des documents dans le format demandé; ce coût peut parfois être très élevé, par exemple lorsqu'il faut convertir les documents dans un nouveau format.
Ces processus et ces considérations sont conformes au paragraphe 4(2.1) et à l'article 25 de la Loi sur l'accès à l'informationainsi qu'au paragraphe 8.1(1) du Règlement sur l'accès à l'information.
Pour arriver à transmettre en tout temps des documents dans un format plus facile à utiliser tout en respectant les exigences de protection des renseignements personnels, de confidentialité et de sécurité applicables, de nouveaux logiciels de traitement doivent être élaborés et mis en œuvre au sein de l'administration fédérale.
Dans cet ordre d'idées, la nouvelle Directive provisoire exige, dans la mesure du possible, que toutes les institutions fédérales transmettent les renseignements aux demandeurs dans le format de leur choix, y compris des formats modernes et conviviaux.