Des données et des renseignements ouverts par défaut, dans des formats modernes et conviviaux

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Proposition

Faire en sorte que les données et les renseignements du gouvernement soient ouverts par défaut, dans des formats à la fois modernes et conviviaux.

Orientation stratégique provisoire

Le 5 mai 2016, la Directive provisoire concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information a été publiée en vue de prendre des mesures rapides pour revitaliser l'accès à l'information.

La Directive provisoire consacre le principe « d'ouverture par défaut ».

Cette dernière exige également, dans la mesure du possible, que toutes les institutions fédérales transmettent les renseignements aux demandeurs dans le format de leur choix, y compris des formats modernes et conviviaux.

Contexte

Données et renseignements ouverts par défaut

L' « ouverture par défaut » est un principe général consistant à rendre accessibles au public les données et les renseignements gouvernementaux pouvant être utiles aux Canadiens et aux Canadiennes, en excluant uniquement les renseignements qui ne peuvent être divulgués pour des impératifs de protection des renseignements personnels, de confidentialité et de sécurité.

La Directive sur le gouvernement ouvert souscrit à ce principe et donne comme instruction aux institutions fédérales de veiller à ce que de nombreux types de données et de renseignements soient communiqués en formats ouverts et réutilisables.

La Loi sur l'accès à l'information repose elle aussi sur le principe de l' « ouverture par défaut ». Elle autorise les Canadiens et les Canadiennes à avoir accès aux données et aux renseignements du gouvernement qui n'ont pas été rendus publics, sous réserve uniquement d'exceptions limitées et précises, par exemple la sécurité nationale, la protection des renseignements personnels et le secret professionnel des avocats.

Formats modernes et conviviaux

Auparavant, les institutions fédérales transmettaient parfois des renseignements dans des formats consultables et réutilisables, sur demande et lorsque la communication ne soulevait pas de préoccupations relatives à la protection des renseignements personnels, à la confidentialité ou à la sécurité. Les personnes qui demandent de tels renseignements préciseront parfois qu'elles aimeraient les recevoir dans un format particulier, afin de pouvoir les consulter, les traiter et les analyser par voie électronique.

Mais, la plupart du temps, les renseignements communiqués en réponse à une demande d'accès à l'information étaient transmis sous forme imprimée ou en format PDF, ce qui tient à la fois à des limites technologiques et à des considérations relatives à la sécurité.

Sur le plan technologique, les logiciels utilisés actuellement par les institutions fédérales pour traiter les demandes d'accès à l'information requièrent la numérisation des documents. Les logiciels masquent ensuite une partie du contenu des images numérisées, de manière à protéger les renseignements ne pouvant être divulgués aux termes de la Loi sur l'accès à l'information. Les documents sont ensuite transmis à l'auteur de la demande sous forme d'images PDF ou sur papier, soit des formats qui empêchent de révéler le contenu masqué, pour éviter toute violation des exigences de protection des renseignements personnels, de confidentialité et de sécurité.

Un autre aspect pris en compte est le coût lié à la communication des documents dans le format demandé; ce coût peut parfois être très élevé, par exemple lorsqu'il faut convertir les documents dans un nouveau format.

Ces processus et ces considérations sont conformes au paragraphe 4(2.1) et à l'article 25 de la Loi sur l'accès à l'informationainsi qu'au paragraphe 8.1(1) du Règlement sur l'accès à l'information.

Pour arriver à transmettre en tout temps des documents dans un format plus facile à utiliser tout en respectant les exigences de protection des renseignements personnels, de confidentialité et de sécurité applicables, de nouveaux logiciels de traitement doivent être élaborés et mis en œuvre au sein de l'administration fédérale.

Dans cet ordre d'idées, la nouvelle Directive provisoire exige, dans la mesure du possible, que toutes les institutions fédérales transmettent les renseignements aux demandeurs dans le format de leur choix, y compris des formats modernes et conviviaux.

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Commentaires

Soumis par Jordon Tomblin le Jeu 30/06/2016 - 15:17

Public engagement with government institutions can have a tangible impact on shaping an “open by default” principle. Electronic publications of information that is of value to Canadians is of paramount importance in the Information Age, fostering transparency in the state and augmenting accountability to democratic mores of openness in order to ensure proper checks and balances are enshrined in law. To this degree, proposals for action to revitalize the Access to Information Act are timely and necessary. One existing element to enhance public information access has been the development of the Open Information Portal’s repository, which allows interested parties to search the summaries of completed Access to Information (ATI) requests previously made to the Government of Canada. This permits acquisition of public records at no cost at the requester by searching through keywords, topics or fields of interest at an organizational level. Interest parties are able to observe the organization responsible for the disclosure, disposition level, year, month, number of pages and request summary. Beyond this, certain organizations allow for an informal request to be easily made through a hyperlink that proactively completes the required fields to obtain the documents in question (excluding of course the requestor’s address information). An enhancement to this system would be to not only publish the summary of an ATI request but to also disclose the documents for each request online. This would in effect do several things: (1) reduce bureaucratic practices to increase efficiency around coordinating previously completed ATI requests; (2) reduce the environmental and financial costs associated with mailing documents solely to the requester; (3) enhance organizational transparency by moving away from contemporary practices whereby a “public record” is ironically solely sent to the requester him or herself; and (4) increase efficiency of the disclosure process by allowing ATI coordinators to focus efforts on formal requests for information received, rather than those that have already been completed in the past. When it comes to the actual disclosure of records, an effort could be made to create PDF-searchable documents through optical character rendition (ORC) software, allowing users to search through troves of information based on identifiable keywords to permit indexing and to improve ease of access for the requester. At present, documents are not searchable and are sent as an image to the requester in electronic form despite the availability of said technologies in the market. Through innovation and collaboration, creating an open by default culture and modern, easy to use formats is feasible. Lets make Canada an example to other nations and lead the way in public information access.

Soumis par Dalal Hanna le mer 15/06/2016 - 15:22

I believe that all government generated data should be open access. As a scientist and environmental researcher, I currently have to spend considerable amounts of time asking government officials for data, waiting for them to reply, asking again etc. Unfortunately, sometimes, after all this work, I don't even end up being granted access to what I'm looking for. Both researchers and government, and the general public could save considerable time if data was immediately open access and formatted in more modern user friendly ways. I hope to see our government make efforts toward implementing this policy and appreciate this public inquiry!

Soumis par Kathleen Martin le mer 25/05/2016 - 18:00

When all government spending and information is transparent by default, then half the battle on access to information will be won. Please consider including an open and transparent account of MP and Senate spending online. I see an Expenditure's by Member Report is included on an MP's information page via parl.gc.ca, but it is obvious that the House of Commons (HOC) does not have enough personnel to manage the upload of data in order to provide transparency. For example, do you expect me to believe that my MP Catherine McKenna has employees working in her Hill Office and Constituency Office and they are all sharing exactly $12,270.02 ? That is what it states in her Expenditure's by Member Report, and McKenna is not the only MP who has an unrealistic number in the column of her report called Employee Salaries. Please provide accurate and realistic numbers that reflect the truth, and ensure if an initiative such as this exists that you have the necessary personnel to maintain current and accurate figures. Otherwise this attempt at being transparent becomes a mute point. Thank you, Kathleen Martin

Soumis par Patricia Wilson le Jeu 05/05/2016 - 17:50

Consider whether Open Government can be extended to include government contracts. This would involve proactively redacting the contracts for information that would be withheld under section 20 ATIA and making the redacted versions available. If requesters still want information that is redacted, they would be required to use the formal ATIA request process, with opportunities to third parties to make representations regarding disclosure of the redacted portions. This would eliminate a great number of formal requests and significantly reduce the cost to government and third parties of processing those requests.

Soumis par Anonyme le mar 03/05/2016 - 13:27

Currently, the government publishes summaries of requests [1] that meet the "Criteria for posting summaries of completed access to information requests", outlined in Appendix E of the Directive on the Administration of the Access to Information Act [2]. An individual can make an informal request for the ATI records that were previously released in response to a completed request. In my and Bernard Rudny's piece in Policy Options [3], we explain that the government should "proactively disclose the responses to nonpersonal access to information (ATI) requests. Every year, the federal government responds to more than 60,000 ATI requests and discloses more than 5 million pages. But these records are valuable not only to the requester; others could also benefit from the information they contain. "In Britain, WhatDoTheyKnow.com publishes responses to these kinds of requests online. The average document is viewed by 20 people, and some are viewed by up to 80,000 people. In Canada, on the other hand, anyone who wants to see a record disclosed under ATI must re-request it manually. "This is a simple change to make. These records are ready to be released to the public, since they have already been reviewed for privacy and security concerns. In fact, it’s already a standard practice for the provincial governments of British Columbia and Newfoundland and Labrador, as well as the United States under the Release to One, Release to All policy." In short, the government should proactively release the ATI records that are associated to the summaries it posts, instead of requiring an informal request. However, these disclosures don't need to be, and indeed should not be, simultaneous with the release of the records to the requester. Elizabeth Denham, Information and Privacy Commissioner for British Columbia, thoroughly addressed this issue in an investigation report in 2011. See in particular the two sections with the heading "Timing of posting" [4]. These disclosures should be exempt from the Official Languages Act, except if the records already exist in both languages, or if the government institution considers it to be in the public interest to translate the records. These exceptions are consistent with section 12(2) of the Access to Information Act. 1. http://open.canada.ca/en/search/ati 2. http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-eng.aspx?section=text&id=18310#appE 3. http://policyoptions.irpp.org/magazines/march-2016/whats-needed-to-deliver-on-the-federal-governments-open-by-default-promise/ 4. https://www.oipc.bc.ca/investigation-reports/1243

Soumis par Patricia le sam 07/05/2016 - 01:42

I am pleased that ATIP Act is being looked at, currently only the metadata (summaries) are available which is not useful as the metadata rarely shows anything meaningful to the user. If government is already responding to ATIP request the full request should be published on the Portal. I disagree with James McKinney regarding Official Languages Act. Since Canada is a bilingual country, information should be provided in both official languages. I have employees that only speak French, these employees will not be able to understand the ATIP documents that are provided in English. Another concern is providing the information in formats that are accessible to all disabilities. I was provided PDF's from an ATIP request, and my employee who is visually impaired was not able to use this document. After filing a compliant I received an accessible PDF format, that she was able to use after 6 months when the project was over, which by the time we received was useless. All these concerns should be taken in account to ensure that all users can access the documents published on the Portal.
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