5.0 Élaboration des règlements

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Note aux lecteurs

La période de consultation de cette ébauche est maintenant terminée. Tous les commentaires reçus sont considérés pour finaliser l’ébauche de la Directive du Cabinet sur la réglementation. Nous apprécions votre participation.

Au début du cycle de vie d’un règlement, les ministères et organismes doivent déterminer la démarche à utiliser pour régler un problème, fixer des objectifs, entreprendre des consultations auprès des parties concernées et analyser les risques, les incidences, les coûts et les avantages associés à un projet réglementaire, conformément aux politiques, aux lignes directrices et aux bonnes pratiques de réglementation applicables.

5.1 Détermination de l’approche réglementaire

5.1.1 Détermination de l’enjeu

Les ministères et organismes ont la responsabilité de déterminer les questions de politique publique qui doivent être réglées. Pour ce faire, ils doivent définir les risques pour la santé, la sûreté, la sécurité, l’économie, le bien-être socioéconomique des Canadiens et l’environnement. Ils doivent également démontrer, en s’appuyant sur les meilleures données et analyses disponibles, que l’intervention du gouvernement est nécessaire.

En cas de risque de dommages ou de préjudices graves ou irréversibles, l’absence de certitude scientifique absolue ne doit pas servir de prétexte pour remettre à plus tard l’adoption de mesures rentables visant à prévenir les préjudices.

5.1.2 Choix de l’instrument

Les ministères et organismes ont la responsabilité d’évaluer l’efficacité et l’effet convenables des instruments réglementaires et non réglementaires pour atteindre les objectifs stratégiques. Les ministères et les organismes doivent démontrer qu’ils ont étudié les meilleures pratiques aux niveaux national et international qui sont applicables dans le contexte du processus du choix l’instrument. Lorsque les meilleures pratiques pertinentes existent, les organismes de réglementation doivent déterminer les possibilités de coopération ou d’harmonisation, afin d’éviter ou de réduire le chevauchement ou le fardeau inutile.

Dans les mesures du possible, les résultats de l’examen portant sur le choix de l’instrument devraient paraître dans le résumé de l’étude d’impact de la réglementation pour démontrer que la mesure réglementaire constitue le meilleur outil pour réaliser les objectifs de politique publique désirés avec l’appui de données et d’analyses. L’examen portant sur le choix de l’instrument doit comprendre l’analyse les avantage-coût qu’offrent la mesure réglementaire afin d’appuyer cette décision.

Les ministères et organismes doivent chercher à concevoir des règlements axés sur les résultats ou sur le rendement, selon le cas, dans le but de réduire au minimum le fardeau réglementaire imposé aux entreprises et aux Canadiens.

Les règlements axés sur les résultats et le rendement définissent le résultat qu’un règlement a comme objectif, plutôt que de présenter une définition prescriptive de la conformité. Ce type de règlement donne une plus grande marge de manœuvre aux parties réglementées ainsi qu’aux ministères et organismes. Par ailleurs, il exige que les communautés réglementées se concentrent sur l’atteinte de résultats précis et mesurables.

5.1.3 Plans prospectifs de la réglementation

Les ministères et organismes devraient aviser les Canadiens et les parties concernées au préalable de modifications réglementaires à porter sur une période de 24 mois, de sorte que ces derniers puissent prendre part à l’élaboration et se préparer aux changements réglementaires futurs dès la première occasion.

Ce préavis est donné annuellement sous la forme d’un plan prospectif dans lequel les ministères et organismes indiquent leurs projets de règlements, de modifications réglementaires, d’abrogations et d’examens de règlements. Une proposition règlementaire devrait être inscrite dans un plan prospectif de la réglementation avant de faire l’objet d’une publication préalable dans la Partie I de la Gazette du Canada.

5.1.4   Consultations avant la publication préalable

Au cours de la préparation d’une proposition réglementaire et en cas de besoin, les ministères et organismes doivent impliquer les intervenants et les peuples autochtones qui pourraient être touchés, y compris tous les partenaires avec lesquels le gouvernement du Canada a conclu un arrangement officiel sur la coopération en matière de réglementation. Les ministères et organismes ont la responsabilité de déterminer l’ampleur et la portée des consultations et des engagements. La publication dans la Partie I de la Gazette du Canada (c.-à-d. la publication préalable) ne remplace pas une consultation menée en début de projet.

Les ministères et les organismes ne devraient pas reporter la publication préalable d’une proposition dans la Partie I de la Gazette du Canada, en l’absence de l’unanimité des points de vue des intervenants. En fait, les consultations menées auprès des intervenants et les groupes autochtones sur la proposition d’un projet de règlement devraient être vues comme un dialogue; les consultations avant la publication préalable constituent un outil important parmi tant d’autres pour obtenir les commentaires des intervenants.

5.2 Étude d’impact de la réglementation (EIR)

Les ministères et organismes doivent mener des études d’impact de la réglementation (EIR) pour chaque proposition réglementaire afin d’appuyer l’engagement des intervenants et le processus décisionnel axé sur des données probantes. Lorsqu’ils effectuent une EIR, les ministères et organismes doivent se conformer aux lois, aux règlements et aux politiques du Conseil du Trésor, et adhérer aux lignes directrices, aux directives et aux outils applicables. Ils doivent également consulter le Secteur des affaires réglementaires au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).

L’étude d’impact de la réglementation constitue l’approche systématique à la détermination et à l’évaluation essentielle des incidences éventuelles d’une proposition réglementaire qu’elles soient favorables et néfastes afin que le public, les parties concernées et le Cabinet puissent les considérer. Il s’agit d’un élément important d’un processus décisionnel fondé sur des données probantes.

L’EIR doit porter sur les incidences éventuelles d’une proposition réglementaire qu’elles soient favorables ou néfastes sur la santé, la sûreté et la sécurité, le bien-être socioéconomique des Canadiens et des entreprises ainsi que sur l’environnement. L’EIR doit comprendre une analyse qualitative et quantitative proportionnelle aux incidences attendues de la proposition réglementaire qui en fait l’objet. Les ministères et organismes doivent ensuite effectuer le triage, c’est-à-dire mener une évaluation préliminaire de la proposition réglementaire pour déterminer son niveau d’impact attendu et la bonne combinaison d’exigences analytiques de l’EIR incluant des éléments suivants :

5.2.1   Analyse des avantages et des coûts

Les ministères et organismes doivent examiner et quantifier les incidences favorables et néfastes d’un règlement proposé et ses options de rechange faisables sur les Canadiens, les entreprises, les gouvernements et l’environnement, et détermineront la façon dont les impacts sont répartis à l’échelle des différentes parties affectées. Lorsqu’il n’est pas possible de quantifier les avantages ou les coûts, une analyse qualitative rigoureuse des coûts ou des avantages à l’appui de la proposition réglementaire est attendue.

Parties concernées Exemples des effets considérés
Canadiens
  • Les effets sur le bien-être (la santé, la sûreté, la sécurité, la capacité de prendre des décisions éclairées)
  • Les effets sur les consommateurs (le coût de vie, les prix, la qualité et la variété des biens disponibles)
  • Le revenu
  • Les possibilités d’emploi
Entreprises
  • Les coûts associés à la conformité avec les exigences réglementaires (y compris le fardeau administratif)
  • Les changements en profit et en revenu
  • Les possibilités d’affaires, de croissance et d’innovation
  • La durabilité des affaires
Gouvernement
  • Les coûts liés à la mise en œuvre et l’administration des programmes réglementaires (conformité et application, sensibilisation, gestion des données, réponse aux événements)
  • Les coûts et les avantages pour les autres paliers de gouvernement (provincial, territorial, autochtone et municipal)
  • Les effets sur les revenus du gouvernement

5.2.2   Répercussions sur l’environnement

Pour chaque proposition réglementaire, les ministères et organismes entreprennent une évaluation des incidences éventuelles de la proposition sur l’environnement, conformément à la Directive du Cabinet sur l’évaluation environnementale des projets de politiques, de plans et de programmes.

Une évaluation de répercussions sur l’environnement comprend l’examen de la portée et de la nature des incidences probables (positives ou négatives); la nécessité d’avoir des mesures afin d’atténuer, de minimiser ou d’éviter les effets environnementaux négatifs et aussi des opportunités à prévoir s’il y aura des effets environnementaux négatifs importants même après la mise en place des mesures d’atténuation. Cette évaluation sert à démontrer au public que les facteurs environnementaux ont été adéquatement pris en compte lors de la prise de décisions.

5.2.3 Analyse comparative entre les sexes plus (ACS+)

Les ministères et organismes doivent entreprendre une évaluation des impacts socioéconomiques de chaque proposition réglementaire sur divers groupes de Canadiens, conformément à l’engagement du gouvernement du Canada à appliquer l’analyse comparative entre les sexes. 

L’analyse comparative entre les sexes plus (ACS+) est un outil analytique servant à déterminer les incidences d’initiatives gouvernementales sur divers groupes de femmes ou d’hommes et de groupes liés aux genres. L’élément plus indique que l’ACS examine des sujets allant au-delà des différences liées aux sexes et au genre, notamment l’intersection des questions liées aux sexes et au genre avec les autres facteurs d’identité qui définissent les gens (comme la race, l’ethnicité, la religion, l’âge, ainsi que les incapacités mentales et physiques).

5.2.4   Réduire le fardeau sur les entreprises

Les ministères et organismes doivent déterminer et estimer le coût résultant du fardeau administratif d’une proposition réglementaire sur les entreprises canadiennes, conformément à la Loi sur la réduction de la paperasse et le Règlement sur la réduction de la paperasse, en vue de réduire au minimum ce fardeau dans la plus grande mesure du possible sans nuire à la santé, à la sûreté et à la sécurité des Canadiens, ainsi qu’à l’environnement ou à l’économie.

Par ailleurs, les ministères et organismes doivent examiner les répercussions d’un règlement proposé, plus particulièrement à l’égard des petites entreprises, afin de veiller à ce que les petites entreprises ne soient pas inutilement assujetties à un fardeau disproportionné au moment de se conformer aux règlements.

5.2.5 Coopération en matière de réglementation

Les ministères et organismes doivent analyser la possibilité de réduire au minimum les différences réglementaires et d’harmoniser les règlements avec d’autres autorités canadiennes et étrangères. Lorsque des différences subsistent, les ministères et organismes doivent fournir une justification pour l’approche propre au Canada.

5.2.6 Répercussions pour les traités modernes

Conformément à la Directive du cabinet sur l’approche fédérale pour la mise en œuvre des traités moderne, les ministères et les organismes mèneront une évaluation des répercussions des traités modernes (ERTM). Les pouvoirs et les droits législatifs des partenaires de traités modernes et ceux des groupes autochtones en matière d’autonomie gouvernementale doivent être respectés lors de l’élaboration et la mise en œuvre d’une proposition réglementaire. Le gouvernement du Canada doit également s’assurer de respecter ses obligations en vertu des traités modernes et les accords d’autonomie gouvernementale. Dans le cas où des répercussions des traités modernes sont déterminées, les ministères et les organismes devraient s’engager à collaborer avec les partenaires des traités modernes et des gouvernements autochtones autonomes concernés sur les constatations de l’ERTM. 

5.2.7 Obligations internationales

Les ministères et organismes doivent respecter les obligations internationales du Canada dans des domaines comme les droits de la personne, la santé, la sûreté, la sécurité, le commerce international et l’environnement. Ils doivent aussi mettre en œuvre des dispositions liées à ces obligations à toutes les étapes de l’activité réglementaire, y compris la consultation et la notification, s’il y a lieu.

5.2.8 Mise en œuvre

Les ministères et organismes doivent planifier la mise en œuvre de la proposition réglementaire dans le cadre de leur analyse. Cela pourrait comprendre l’examen du moment choisi pour la mise en œuvre, des exigences relatives à l’infrastructure (p. ex. la gestion de l’information et la technologie de l’information), les sources de fonds, la promotion de la conformité et la sensibilisation, la formation et les plans d’exécution. Cette analyse peut également comprendre la considération des mesures d’évaluation.

5.3 Exigences relatives au résumé d’une étude d’impact de la réglementation

Les ministères et organismes doivent préparer un résumé de l’étude d’impact de la réglementation (REIR) conformément aux lignes directrices établies par la Politique sur le développement de la réglementation.

Le résumé de l’étude d’impact de la réglementation (REIR) est une synthèse claire et non technique des incidences attendues d’un règlement proposé. Il est publié dans la Gazette du Canada avec le texte réglementaire.

5.4     Publication et consultation

5.4.1   Publication préalable et consultation

Les ministères et organismes doivent déposer une proposition réglementaire pour examen par le Conseil du Trésor (gouverneur en conseil) ou l’autorité réglementaire aux fins de la publication préalable dans la Partie I de la Gazette du Canada. Le texte juridique provisoire et le REIR doivent être compris dans la publication préalable d’un règlement.

La période de commentaire habituelle suivant la publication préalable est de 30 jours, à moins que des exigences législatives ou des obligations internationales prescrivent une autre durée pour cette période.

Une période de commentaires minimale de 70 jours peut être requise pour des consultations sur un projet de règlement ou de modifications réglementaires de nature technique qui ont des répercussions sur le commerce international.

5.4.2 Exemption de la publication préalable

Le Conseil du Trésor (gouverneur en conseil) ou l’autorité réglementaire peut accorder des exemptions relatives à la publication préalable lorsque la publication préalable n’est pas requise par la loi. Dans le cas où une proposition réglementaire ne fait pas l’objet d’une publication préalable, une brève justification de l’exemption devrait être insérée dans le REIR final, à titre de pratique exemplaire. S’ils souhaitent obtenir une exemption, les ministères et organismes doivent consulter le Secteur des affaires réglementaires du SCT.

5.4.3   Publication finale

Conformément à la Loi sur les textes réglementaires, tous les règlements approuvés doivent être publiés dans la Partie II de la Gazette du Canada après leur adoption et enregistrement à l’exception d’être exemptés selon la section 15 du Règlement sur les textes réglementaires (C.R.C., ch. 1509). La publication doit comprendre un résumé de l’étude d’impact de la réglementation et les textes règlementaires.

5.5 Mesures exceptionnelles

Des exemptions de certaines exigences réglementaires peuvent être accordées par le Conseil du Trésor (gouverneur en conseil) ou par le Cabinet en cas de risques sérieux et immédiats affectant la santé, la sécurité des Canadiens, l’environnement, l’économie ou dans d’autres circonstances exceptionnelles.

Les ministères et organismes doivent consulter le Secteur des affaires réglementaires au SCT s’il souhaite obtenir une exemption pour une mesure exceptionnelle.

Q2. Dans cette mise à jour de cette politique, nous croyons que votre participation à différentes étapes du cycle de vie d’un règlement est importante. Quelles sont vos idées et une des meilleures façons donc vous pourrez mieux nous informer des solutions aux problèmes réglementaires lors de la conception, de la mise en œuvre et de l’examen des règlements ou des programmes de réglementation?

“Pour plus d’information, veuillez-vous référer aux sections suivantes:

  • Section 4.1 “Engagement et Consultation” et les sous-sections 4.1.1 et 4.1.2 inclusivement.
  • Section 5.1 “Détermination de l’approche réglementaire” et les sous-sections 5.1.1 à 5.1.4 inclusivement.

Q3. Dans cette mise à jour de cette politique, nous accordons une importance considérable à l’impact, au coût et aux avantages de toutes les propositions réglementaires. Existe-t-il des exigences manquantes? Veuillez expliquer et fournir des suggestions pour l’amélioration.

“Pour plus d’information, veuillez-vous référer à la section 5.2 intitulée “Étude de l’impact de la réglementation (EIR)” et les sous-sections 5.2.1 à 5.2.8 inclusivement.

Commentaires

Soumis par Nancy J Coulas le ven 03/11/2017 - 16:49

Agree with the idea that a regulatory ombudsman should be appointed or similar position where issues can be raised in an environment where there are representatives from government other than the regulatory agency that designed the instruments . It would be good to have an eye on the comments made on regulatory initiatives outside of that regulating department - before notices are gazetted. In addition, enforcing the regulatory policy is key. Too many times we see political decisions coming ahead of the regulatory policy - this should not be the case and the real costs and benefits should be transparent to all Canadians. Not all departments look at the costs and benefits - this should be mandatory. We support any efforts to use notice of intent or consultation documents prior to Canada Gazette 1 publication. It would also be interesting to hear the outcome of consultations (so that we can examine all sides and ensure the information provided is accurate) also well ahead of Canada Gazette 1 process.

Soumis par J. Babcock, Ca… le mar 31/10/2017 - 15:41

The proposed cost-benefit/economic assessment is of importance and is fully supported by the CHC. As an example, the PMRA legislation requires an assessment of a pesticide for risks and safety to human health and the environment, and for an assessment of value (or efficacy). The legislation does not require a cost-benefit analysis or an economic assessment of registering or not registering a particular product. Pesticide active ingredients or crop uses are being discontinued through re-evaluation because a cost-benefit analysis or economic assessment is not part of the regulatory decision. For example, the proposed decisions by the Pest Management Regulatory Agency to discontinue most of the general-mode-of-action fungicides (Group-M) did not consider that there will be no alternative products remaining registered that will control pathogen populations that are resistant to many new single-site-mode-of-action fungicides. The widespread occurrence of resistant populations and the inability of growers to control them with remaining control options will have devastating economic impact on growers, and will in fact make the continued production of some crops unsustainable. In addition, CHC recommends a longer pre-publication period, as 30 days is often too short, particularly around Harvest season, and even more so when multiple consultations are taking place. CHC relies on our members to provide valuable input, and with too much overlap and not enough time to stagger our responses, it can result in lack of valuable input. Note, CHC values taking part in all consultations and appreciates the opportunity to comment. We suggest a longer period, at minimum 45 days, but preferably 60 days, again taking in mind circumstances like the harvest season and how many current consultations are on the table.

Soumis par Fiona Wallace le lun 30/10/2017 - 03:09

I would suggest that the 'pre publication' comment period of 30 days is too short, and should be extended for longer, especially if the consultation appears prior to a holiday period, such as Christmas. The exceptional measures element does need further clarifying before it can be commented on further, as it does provide a loophole for an abuse of power, as does the exemption from the need to pre-publish under some circumstances, to be determined. While this might be necessary under extreme measures- there should be very clear and simple guidance available to stakeholders about when this exception can be used. Also- as someone commenting from a business perspective it seems odd that the Departments and Agencies 'will identify and estimate the cost of administrative burden impacts of regulatory proposals on Canadian businesses', as in many cases- many departments and agency staff do not have anywhere near the business training in order to do so 'rigorously', and thus many RIA's underestimate the costs involved of regulations, and overstate the purported benefits. Hence the need for wide consultations with businesses. This way any 'assumptions' that are made can be validated for accuracy. It is also important that the right regulatory tool be used to tackle the problem the government is trying to solve. As such we recommend reviewing the European Commission's Better Regulation "Toolbox", Chapter 7.5, which provides an overview of consultation methods and tools for various types of stakeholders. I would also like to say that businesses need the ability to have private conversations with government regulators- in order to be able to share proprietary data confidentially. Without the ability to do so stakeholder engagement will not be truly effective and open conversations will be hampered and stilted, good data will not be able to be shared freely, and trust between the government and industry will be eroded. I would also suggest that 'transparency websites' such as has been set up for the 'healthy eating strategy' at Health Canada, actually has the unintended consequence of making many stakeholder-government conversations less transparent and open. I would suggest the government decide if true open engagement is more than optics management. In terms of engagement during the regulatory process- generally it has been good for the consultations I've been involved in, but something which is terribly difficult to manage is timing on when new regulations will drop which is important for business planning. This may be incredibly naïve- but if the government could publish a public timeline on regulatory projects as they works its way to CGI it would be much more effective for business and trade to manage. In fairness sometimes the government provides updates, but it isn't done in a consistent way across agencies. I would suggest just creating a template, and putting the information on timings and steps to CG1 up for the public to see on the website. Once something is through CG1- timing is pretty clear and its much more easy to manage business expectations and future planning.

Soumis par Andy Carson le dim 29/10/2017 - 19:19

As a default principle, it should be recognized that all research, data and analysis used to develop, administer or evaluate regulations belongs to the Canadian people and should be made public either through open data portals or descriptive statistics published on government of Canada websites. Notwithstanding the foregoing, data should be aggregated or otherwise anonymized in order to provide reasonable, but not excessive, protection for sensitive and confidential information provided by respondents. Where certain aspects of the data (fields, variables, subsets) are collected but not made public, departments should move quickly to publish the reasons, and should conduct a review of data collection in order to potentially remove the burden for collecting aspects of the data that are unlikely to be used.

Soumis par Kayle Hatt, le sam 28/10/2017 - 20:59

In Instrument Choice, you mention that outcome and performance-based regulations should be sought when appropriate. This is a great development, since outcome and performance-based regulations have great potential to allow innovation and to achieve results with fewer negative impacts. Have you considered making an explanation for Instrument Choice part of the RIAS requirements, to demonstrate that the instrument selected was based on evidence and that less prescriptive approaches were considered?

Soumis par Ken Whitehurst… le sam 28/10/2017 - 19:25

Understanding consumer impacts is critical to the success of public policies. Consumers not only benefit from competition, but also drive it, directly impacting on the competitiveness of firms and the productivity of a nation. However, consumers can also bear disproportionate risks and unintended consequences if expert analysis is not provided in the early stages when policies are being developed. Innovation, Science and Economic Development Canada published a brief document encouraging government policy analysts to adopt a consumer impact assessment process when developing policy proposals including regulations https://www.ic.gc.ca/eic/site/oca-bc.nsf/eng/ca02565.html We would encourage TBS to make this type of analysis a mandatory requirement as part of the regulatory impact analysis statement process. The acceptability of notice periods for regulatory change is a function of the level of participation our organization is able to sustain throughout a regulatory review process. Based on current resourcing of consumer groups, every notice period today is excessively short. The solution to this problem will not be lengthening notice periods – it will be improving the capacity of consumer groups to participate in RIAS, so that notice periods become reasonable. Most RIAS today contain exceptionally weak consumer impact assessments. They do not sufficiently engage consumer groups or consumers. Practically speaking, to meet the timelines necessary for the operation of modern government, consumer groups are essential role players on behalf of the heterogeneous interests of consumers. The Consumers Council of Canada has authored two major reports that address themselves to Q2 and Q3 in detail. We would draw your attention to them. They are: Consumer Groups’ Capacity to Assess Potential Consumer Impacts of Policy Proposals http://www.consumerscouncil.com/site/consumers_council_of_canada/assets/pdf/Consumer_Impacts.pdf Options for a 'Sustained Institutional Role' for Consumer Organizations in 'Internal Trade' Harmonization Initiatives http://www.consumerscouncil.com/index.cfm?pagePath=Research/Recent_Reports/Request_for_Internal_Trade_Report&id=72112

Soumis par DraftConsultCDR le ven 03/11/2017 - 17:42

Hi Ken Thank you for your suggestions and for sharing the Consumers Council of Canada reports with us.

Soumis par Consumer Healt… le ven 27/10/2017 - 18:02

Q2 A significant gap exists with the current approach for developing regulations as regulatory interpretation and guidance is generally not developed or published until after a regulation is finalized. As a result, stakeholders, including regulated parties, often lack the information required to fully understand the implications of proposed regulations, including impacts on operations and implementation costs. In addition, over time, guidance documents have been developed that appear to contradict one another and instances of “regulatory creep” have been noted where requirements laid out in guidance documents are not supported by authority in regulations. Current Status: In highly technical regulatory environments, detailed guidance documents are often necessary to ensure the efficient application of regulations and meet policy objectives. These guidance documents are also necessary in order to provide a degree of flexibility that permits regulated parties to comply with government’s intended regulatory outcomes without having their ability to innovate stifled by overly prescriptive regulations. Each department’s approach to the development of such guidance is governed by Treasury Board’s Guide for Developing and Implementing Interpretation Policies (the Guide), which requires them to publish interpretation policies that outline how they will meet the principles of the Guide, including predictability, service, stakeholder engagement, and ongoing improvement. Adherence to these principles in the provision of guidance for existing regulations is intended to: • Ensure consistency in guidance and commitment to plain and clear language; • Serve Canadians with professionalism and provide accurate, timely and respectful service; • Engage stakeholders to identify regulatory requirements that require guidance and in developing such guidance; and, • Seek to improve delivery of interpretation services, based on experience and feedback from Canadians and business. However, guidance documents are frequently only developed after regulations have been promulgated without any assurances that their interpretations/provisions don’t impose additional burden beyond what was anticipated and consulted upon in the regulatory development process. In addition, over time, the proliferation of guidance documents has resulted in inconsistencies between various guidance developed for different aspects of the same regulation/legislation as well as instances where guidance documents impose requirements that are not actually authorized by regulations. Recommendation: Consumer Health Products Canada (CHP Canada) believes that the Federal Regulatory Process should include a requirement to: 1. Identify whether implementation of a proposed regulation would require the creation of a detailed guidance document; and, 2. If it is determined that such guidance would be necessary, publish a draft of the document as part of the Canada Gazette Part I consultation. 3. If guidance documents are amended after regulations are published in the Canada Gazette Part II, and those amendments result in significant additional requirements, departments should be required to re-publish the guidelines for public comment and Treasury Board review/approval. CHP Canada further recommends that departments be required to undertake an internal “audit” of their existing guidance documents to ensure that there are no contradictions between documents and to ensure that all current guidance documents are consistent with existing regulatory authorities. Considerations/Rationale: This proposed approach would provide regulators with an advanced understanding of costs and operational/implementation issues related to regulatory proposals and permit stakeholders, including regulated parties, with the information necessary to provide them with better-informed and more meaningful input. This input would better inform operational planning in relation to implementation of the regulatory proposal, for both regulators and regulated parties. With the insight into the operational impacts of the regulatory proposal gained from prepublication of the draft guidance, a more meaningful assessment of the cost-benefit analysis and other aspects of the RIAS could be made by respondents to the Gazette notice. This would lead to better decision making in the finalization of the proposal. Prepublication of draft guidance as part of Canada Gazette Part I publication of a proposed regulation should not create an additional burden for regulators, as consultation on such guidance is already Treasury Board policy (for those regulations deemed in need of detailed guidance), and must be completed prior to implementation of the final regulation. Instead, prepublication should make the consultation processes for both instruments more efficient and meaningful. For example, publication of draft guidance could help to ensure an appropriate balance between specificity and flexibility in the regulatory proposal itself, by demonstrating a viable compliance approach that is consistent with Cabinet directives and Treasury Board policy. As regulators move to more outcome-based regulations, and reliance on guidance increases, it is important to ensure that proper oversight and review of impact follows the lifecycle of a regulatory instrument. As such departments should not have the authority to make significant changes to guidance that would increase costs/burdens significantly beyond what was approved in the original RIAS without having to seek further approvals from Treasury Board.

Soumis par Consumer Healt… le ven 27/10/2017 - 17:58

Q2 A significant gap exists with the current approach for developing regulations as it relates to the consultation phase for regulatory initiatives. As a result: • Early consultations on regulatory proposals are carried out in an inconsistent manner. • Canadians and other affected parties are often not afforded an opportunity to provide meaningful input into the development of regulations prior to the publication of regulations in the Canada Gazette Part I. • Government regulators are missing out on valuable information to fully inform their understanding and analysis of the regulatory impact and operational issues prior to drafting triage statements, developing regulatory impact analysis statements and commencing the drafting of regulations. • Finite regulatory/drafting resources are utilized inefficiently. The current review by the Treasury Board Secretariat of the Cabinet Directive on Regulatory Management and its related policies, presents an opportunity to address this gap. Current Status: Canada’s formal regulatory process assumes that regulatory departments have adequately consulted Canadians and have properly evaluated their policy and instrument choice options. While less formal consultations may be appropriate at the very early stage of policy development such as when identifying issues, consulting on options, and determining instrument choice, formal consultations on detailed proposals are essential to ensure input is meaningful and informative. For industry, the level of “meaningfulness” of a regulatory consultation correlates directly to the level of detail provided to those being consulted. The current formal regulatory process jumps from the very early publication of forward regulatory plans by departments, which are lacking in any real scope or detail, to Canada Gazette Part I, where regulatory proposals are in a final draft form and where real-world experience of Consumer Health Products Canada (CHP Canada) members suggests that there is little room for fundamental change. While the Cabinet Directive on Regulatory Management is clear that “Publishing proposed regulations in the Canada Gazette is not a substitute for meaningful consultations on the development of regulatory proposals” , there are no other formal, pre-Gazette requirements for consultations. As a result, there exist significant inconsistencies regarding how pre-gazette consultations are carried out, and those consultations often fail to provide sufficient detail to solicit meaningful and useful input. This has significant negative implications for two important stages in the regulatory development process: the drafting of the Triage Statement and the development of the Regulatory Impact Analysis Statement. • The Triage Statement is to be developed at the earliest stage of regulatory design in order to determine the requirements to be met at all stages of the regulatory process. The Triage Statement provides an early assessment of the expected impacts of regulatory proposals and helps determine where approval processes can be streamlined and where analytical resources should be focused. However, these Triage Statements are developed without any public consultation or input and are often based on uninformed and incomplete analyses by departments. • A properly prepared RIAS provides a cogent, non-technical synthesis of information that allows the various RIAS audiences to understand the issue being regulated. It allows audiences to understand the reason the issue is being regulated, the government's objectives, and the costs and benefits of the regulation. It also addresses who will be affected, who was consulted in developing the regulation, and how the government will evaluate and measure the performance of the regulation against its stated objectives. The RIAS is, in effect, a public accounting of the need for each regulation”. However, the RIAS is only made public at the near-final stages of regulatory development when regulations are published in the Canada Gazette Part I. Industry is frequently asked to opine on costs associated with regulatory initiatives based on incomplete and vague policy proposals that are lacking sufficient detail for industry to provide accurate cost assessments. In addition, the Canada Gazette Part I consultation period does not always allow for sufficient time for a thorough assessment of costs. • It is impossible for affected stakeholders to fully engage in a consultation process without sufficient detail. Relatively minor details can result in unnecessary and unintended operational impacts. While publication in Canada Gazette Part I provides an opportunity for valuable input into detailed regulatory proposals, this step should be reserved for refinement of specific sections of regulations, rather than large-scale changes that are often required because department’s have made drafting decisions without being fully informed of the consequences. Recommendation: CHP Canada believes these issues could be mitigated by implementing a formal consultation step prior to publication of proposed regulations in the Canada Gazette Part I. Specifically, we recommend changes to the regulatory process to require the following formal consultation as a pre-condition to getting approval to begin drafting regulations: • Departments be required publish a Notice of Intent (NOI) to Regulate in the Canada Gazette for a 60-day comment period. • The NOI could take the form of an early version of a RIAS and include detailed preliminary drafting instructions upon which stakeholders would be able to provide meaningful and substantial input as to costs, operational issues, implementation issues etc. • The Treasury Board Secretariat (and perhaps even Treasury Board itself) should have a role in reviewing the NOI and approving its publication. • Based on comments received during the pre-consultation, departments should have to obtain agreement of TBS-RAS before being allowed to engage the Department of Justice drafters in drafting the regulations. Considerations/Rationale: This proposed approach would provide regulators with an advanced understanding of costs and operational/implementation issues related to regulatory proposals; it would provide additional rationale for instrument choice, lead to more focused and potentially expedited consultations at Gazette Part I and optimize use of departmental resources including drafting services. Information gathered from consultations on drafting instructions would provide much more detailed and accurate information from all affected parties which could then be used in the drafting of both the Triage Statement (likely preventing the statement from having to be amended during the course of the regulatory development) as well as the RIAS (providing the TBS-RAS and TB Ministers with a far more accurate assessment of the impact of regulatory proposals upon which to base decisions). Given that drafting instructions must be developed by departments anyway in order to proceed with drafting regulations, little additional work would be required to prepare a NOI for early consultations. Any additional effort would be easily offset by the value derived from obtaining more detailed cost assessments and the ability to further refine drafting instructions prior to engaging finite drafting services. In addition, the publication of an NOI with preliminary drafting instructions, would also provide more relevant information to other affected departments for their input as well as allowing TBS an opportunity to ensure that regulatory proposals are consistent with other government initiatives such as Regulatory Cooperation before regulations are drafted. Finally, giving all Canadians an opportunity to provide input on drafting instructions is in line with this government’s commitment to a more open and transparent government and allows for more timely constructive dialogue with Canadians and stakeholders.

Soumis par Bob Larocque le mar 24/10/2017 - 13:29

FPAC supports current departments efforts to use notice of intent or informal consultation papers prior to Canada Gazette 1 publication. FPAC does recommend that a "what we heard" document be made available to stakeholders as departments are working on proposed regulations text so stakeholders would have a chance to see how their comments from notice of intent or informal consultation were considered. currently, that steps typically only occurs at the proposed Canada Gazette 1 process which is too late.
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