Confiance du public pour ce qui est des dossiers

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G. Lanctot
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Bien que je sois entièrement d'accord avec le Dr Doughty et le juge Gomery concernant le caractère indispensable des dossiers officiels et le besoin pressant de dispositions législatives, je crois que ces dernières, à elles seules, ne suffisent pas pour assurer l'intégrité. Il sera difficile de prouver à la fois l'absence de dossiers et la préméditation. Si je me fie aux dizaines d'années que j'ai passées dans la fonction publique et à mes interactions avec les cabinets des ministres, il est clair que les problèmes liés aux dossiers sont fortement enracinés dans la culture politique et la culture bureaucratique. Pour obtenir une responsabilisation pertinente ainsi qu'une administration transparente et ouverte, le Canada devrait suivre l'exemple de la Maison‑Blanche :

  1. en établissant des systèmes de gestion des courriels et des documents dans les bureaux de tous les ministres, sous‑ministres, sous‑ministres adjoints et directeurs généraux afin qu'aucune suppression ne soit possible et qu'ainsi, le système soit transféré intact au greffier ou aux Archives lorsque les titulaires quittent le bureau;
  2. en fournissant la capacité technique et le moteur de recherche nécessaires pour gérer tous ces dossiers conformément aux lois sur les archives, l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels;
  3. en exigeant, dans la législation relative à l'obligation de documenter, que toutes les personnes qui sont rémunérées au moyen de fonds publics n'utilisent que des systèmes de gestion des courriels et des documents officiels dans l'exercice de leurs fonctions officielles;
  4. en désactivant la fonction NIP à NIP sur tous les téléphones cellulaires appartenant au gouvernement;
  5. en exigeant un engagement à créer et tenir à jour un dossier complet pour le Code de valeurs et d’éthique du secteur public.

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Commentaires

Soumis par G. Lanctot le lun 23/06/2014 - 16:42

True. That is how the system is supposed to work. But I would like to hear from Library and Archives Canada with regard to their experience over the last decade with the electronic records of ministers' offices. Why did Mr. Justice Gomery feel compelled to comment on the integrity of the official record and how could PCO have a standard protocol to delete the email accounts of staff as they leave the PMO? Given the hectic pace and the pressures on staff in the offices of ministers and senior officials, records requirements are not likely priorities. And with constant staff turnover and the highly charged political atmosphere when governments leave office, such requirements can be forgotten. Given that, as you note, record retention is already mandated by law, there can be little hesitation now to ensure compliance by using the available technology to prevent inadvertent deletions. With the drift towards an oral culture at the most senior levels, the ubiquitous 'delete' key and the difficulty of proving the absence of records, I suggest that the current public service Values and Ethics Code be amended to show that one of the key commitments of a professional public service is to create and maintain a record of actions, decisions and transactions. Good recordkeeping is fundamental to the accountability of the public service and is the basis for audit and the study of public policy. Recordkeeping has been a remains a fundamental defining function of a public service.

Soumis par open-ouvert le ven 20/06/2014 - 17:44

Thanks for your comments. As you may know, under the Library and Archives Canada Act, the records of the Office of a Minister are evaluated and those deemed historical are acquired by Library and Archives Canada. Once transferred, those records are searchable through collections.gc.ca. The management of day-to-day government records management is governed by the mandatory Policy on Information Management and, more specifically the Directive on Recordkeeping. This includes the management of all types of electronic communication and stipulates that information resources of business value, including decisions, be captured in a corporate repository. For more information, have a look at our response in the thread on “Integrity in Recordkeeping” http://open.canada.ca/en/Integrity_in_Recordkeeping On the last point you raised, could you give us a little bit more by what you mean by “add a commitment to create and maintain a complete record to the Values and Ethics Code for the Public Sector”?
Date de modification :