L’approche agile : Ce qui distingue notre façon de travailler

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04 décembre 2018

Par Alex Benay, dirigeant principal de l’information du Canada

Les choses avancent rapidement pour tout le monde dans l’équipe « Prochaine génération », et l’examen des options concernant une nouvelle solution RH et paye pour le gouvernement du Canada va bon train.

En août, nous avons lancé officiellement notre processus d’approvisionnement et avisé les fournisseurs de notre nouvelle approche agile. Ensuite, le 19 septembre, nous avons tenu la Journée de l’industrie qui a été couronnée de succès : 100 fournisseurs ont participé, en personne ou en ligne par WebEx. En collaborant, nous avons mis à profit leurs idées pour améliorer nos exigences opérationnelles. Puis, le 1er octobre, nous avons lancé l’étape 1 du processus d’approvisionnement agile, qui s’est terminé le 13 novembre. Tout dernièrement, nous avons lancé l’étape 2 de ce processus, qui prendra fin le 4 février 2019.

On a beaucoup entendu parler ici de la nouvelle façon dont le gouvernement entreprend les projets de grande envergure en technologie de l’information. La vérité est que la méthode agile n’est pas nouvelle, mais elle est nouvelle pour le gouvernement. C’est pourquoi l’équipe « Prochaine génération » travaille avec les organisations qui ont subi des transformations similaires à grande échelle et avec l’industrie pour adapter leurs pratiques exemplaires.

Nous avons rencontré, par exemple, les gouvernements de la Californie et de l’Alberta, qui nous observent à distance, et ont indiqué que nous sommes sur la bonne voie. Ce sont là de bonnes nouvelles, mais nous savons que beaucoup de travail nous attend.

Bon, on me rappelle souvent qu’un grand nombre de personnes, principalement dans les milieux gouvernementaux, ne savent pas vraiment ce que « agile » signifie ou ne comprennent pas la souplesse et le rythme nécessaires pour réaliser ce processus. Alors, je vais donner un aperçu de son fonctionnement.

Appliquer une approche agile à l'initiative de la Prochaine Génération des RH et Paye - Transcript

Le gouvernement du Canada adopte une approche agile afin d’établir une nouvelle solution des RH et de la paye de prochaine génération.

Même si l’approche en cascade traditionnelle peut fonctionner dans certaines situations, elle est souvent lente et rigoureuse.

Pour les entreprises souhaitant travailler en collaboration avec le gouvernement, ça veut dire :

De longues et difficiles périodes contractuelles.

Des possibilités de participation limitées et très peu d’interactions avec les intervenants et fournisseurs.

Et un manque de souplesse qui ne permet pas de modifier la portée d’un projet ou de corriger le tir.

En revanche, la méthode agile est itérative et offre de la souplesse tout au long du processus.

De l’étape de la planification à celle de la diffusion, et en collaboration avec les intervenants, les diverses parties du produit final sont interprétées à chaque point de contrôle.

La portée et les exigences sont flexibles et peuvent être rajustées en fonction des commentaires de l’industrie et des leçons apprises.

La méthode agile permet aussi des périodes contractuelles plus courtes et plus fréquentes, ainsi que des interactions continues avec les utilisateurs et les fournisseurs.

En somme, l’approche agile fait passer l’utilisateur d’abord, de façon à concevoir avec empathie, et à réaliser un meilleur produit final.

Puisque j’avais l’habitude de faire affaire avec le gouvernement, je peux vous dire que son processus d’approvisionnement type est long et ardu. De plus, les communications entre les fournisseurs et le gouvernement sont très limitées, et lorsque cela arrive, c’est pour discuter d’une partie d’un projet à la fois. Cela peut être frustrant pour les entreprises qui souhaitent établir un partenariat avec le gouvernement et mettre en œuvre leurs solutions.

Mais, avec la méthode agile, la portée du projet est toujours souple et se prête à l’itération; ce n’est pas coulé dans le béton dès le début. De cette façon, les erreurs et les corrections de parcours peuvent être faites au stade de la conception, et le résultat final est un meilleur produit. Et de plus, les leçons apprises peuvent être appliquées immédiatement à n’importe quel grand projet de TI en cours d’élaboration.

Il peut aussi arriver que, lorsque la portée du projet est établie dès le départ, le produit que nous obtenons soit obsolète au moment où nous l’avons. Par exemple, le projet de modernisation de la paye de Phénix a commencé il y a une dizaine d’années, mais lorsqu’il a finalement été lancé, il ne répondait pas aux besoins des employés dans notre monde numérique actuel. Aujourd’hui, nous sommes habitués à avoir l’information à portée de la main, au moment et à l’endroit où nous en avons besoin sur les téléphones intelligents et les tablettes.

Un autre aspect important de la méthode agile est de remettre en question la culture du gouvernement pour qu’il sorte des sentiers battus, par exemple, en communiquant des ébauches de documents à l’avance et en travaillant dans un environnement ouvert qui est propice à la collaboration.

Enfin, permettez-moi de souligner les efforts que nous consacrons aux besoins des utilisateurs. Notre équipe cherche à mettre les utilisateurs au cœur de notre processus. Nous avons déjà tenu un certain nombre de séances pour cerner et valider nos besoins opérationnels en RH. Cet engagement se poursuivra auprès des organisations, des ministères, des hauts responsables, des collectivités de spécialistes, des syndicats, et des partenaires de projets pour faire en sorte que nous ajoutions leurs commentaires à l’intention des fournisseurs. Parce que l’approche agile, c’est avant tout faire des utilisateurs nos partenaires et, dès le départ, leur permettre de donner leur avis sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.

Comme vous le voyez, cette approche nous permettra de mettre à contribution plus de gens que jamais et de leur offrir l’espace nécessaire pour collaborer et réussir.

C’est pourquoi nous avons besoin de votre rétroaction!

Nous sommes à l’écoute des médias sociaux grâce à notre mot-clic #ProGenRHPaye et nous continuerons de prendre connaissance des points de vue des employés, actuels et anciens, par courriel. Continuez à nous faire parvenir vos messages parce que nous lisons chacun d’eux.


Alex Benay

Dirigeant principal de l'information, gouvernement du Canada

Alex Benay est le dirigeant principal de l'information du gouvernement du Canada. Avant d'obtenir ce poste, Alex était président et chef de la direction de la Société des musées de sciences et technologies du Canada depuis juillet 2014.

De 2011 à 2014, Alex était vice-président, Affaires gouvernementales et développement des affaires, à OpenText. Il a joué un rôle de chef de file dans l'industrie numérique canadienne et a fait la promotion de la transition vers le numérique à l'échelle mondiale pour divers organismes, dont le G20, le Secrétariat pour les pays du Commonwealth et les Jeux olympiques. Avant son passage à OpenText, Alex a géré bon nombre d'équipes et de programmes à l'Agence canadienne de développement international, à Affaires étrangères et Commerce international Canada ainsi qu'à Ressources naturelles Canada et à Bibliothèque et Archives Canada.

Commentaires de blogs

charlotte lamontagne - 29 janvier 2019

Hi there,
I have to agree with Sarah and Richard who have the same subject line. The User Expos are mainly in Ottawa/Gatineau region and this is disappointing. As a public servant who lives in Nunavut where we have limited infrastructure as well as information technology services, it would be good for you to test you solutions in this environment. I realize coming here is expensive but NU has internet speeds that are quite different from the rest of Canada and this often has unforeseen implications on the use of applications. If there is any way I can help test the system from afar, I would be happy to help.

Richard Dollimount - 17 janvier 2019

I share the same concerns as Sarah McNeil above you need to get a more diverse look at the system Ocean to Ocean to Ocean. Some of the most affected people are Shift workers, did you consider going to places where these persons are the majority of workers like CCG bases on both coasts? Ships crews are a good example of a real test of the system.

Sarah McNeil - 15 janvier 2019

There are 14 scheduled user expose, 10 of which are in the Quebec (3) or Ontario (7). There are 4 others located in 4 different provinces. I understand the bulk of the public servants are located in Ottawa/Gatineau however If this new agile system to designed to get everyone's feedback, these expo's need to be more assessable to ALL public servants. Each province has their own characteristics / mentality and expectations. This outreach does not seem to be a well sampled pool of opinion, as it focuses mainly on Ottawa. Very disappointing.

Malcolm Betts - 21 décembre 2018

Agile sounds like a good idea. It is all about implementation, fixing problems quickly ( not denying they exist), and lightweight development cycles to get many iterations to achieve a good end goal. NEP, a never ending project (Phoenix?), allows some to make tons of money, but stagnates development and gives a bad end project. Phoenix problems and complaints were pouring in, but high level executives and politicians just ignored them and ordered the working levels to march on towards production. I was not directly involved in Phoenix, but certainly heard tons of complaints about it.

Lp - 19 décembre 2018

Why are the departments not conveying this to their employees? I just heard of this today and only because someone posted about it in a Phoenix forum for employees to help each other navigate pay issues. This is something I would be very interested in following and even being a part of, should there be assignments available. I have had so many issues with my pay and would be proud to be a part of the solution to our torment.

mohammed azad Hossain - 18 décembre 2018

Sir,i need work permit visa, kindly help me, work experience structural fabricator & foreman, nationality Bangladeshi , now work Saudi Arabia Jeddah , i have many many dreams go to Canada. My dream country Canada .

open-ouvert - 18 décembre 2018

Thank you for your interest.

This comment system leads to the team responsible for transparency and accountability work in the public service. We host datasets and records about many things, including historic statistics on immigration and visa applications, but we do not deal with these services directly.

You can go to the following website to learn more about immigration:

Immigration, Refugees, and Citizenship Canada: http://www.cic.gc.ca/english/immigrate/apply.asp

You can email your local IRCC office or for direct help: riyadh.visa@international.gc.ca

I hope this helps.

Warmest Regards,

Leslie

The Open Government team

Steve McAllister - 17 décembre 2018

I'm anxious to see PGoF evolve and incorporate Agile approaches to it. As this is not yet trickling down to departments...

Ken Cound - 07 décembre 2018

Thanks for bringing your vision and for the agile approach. As a member of the public service who spends much of his time serving other public service members I have to ask, are these comfort zones real places or just theoretical ones like the government culture you picture being in them?

The purpose in understanding how you mean that is to know if this means you foresee PS, particularly CS group members, partnering with Big Gov in these projects or was the talk about this potential partnership just a proverbial flash in the pan, of Union-Management collaboration?

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