Affaires étrangères, Commerce et Développement Canada: Plan de mise en œuvre pour un gouvernement ouvert

Table des matières

• 1. Présentation
• 2. Approbations
• 3. Objet
• 4. Contexte
  • 4.1 Raison d'être
  • 4.2 Vision et mandat du MAECD
  • 4.3 Produits d'information gérés par le MAECD
• 5. Résultats
• 6. Structures de gouvernance et processus de décision
  • 6.1 Leadership relatif à la mise en œuvre de la Directive sur le gouvernement ouvert
  • 6.2 Gouvernance relative à la Directive sur le gouvernement ouvert
    • a) L'Assemblée exécutive
    • b) Le Comité de gestion ministérielle (CGM)
    • c) Le Conseil de gouvernance de l'information et des données (CGID)
    • d) Le Groupe consultatif en gestion de données (GCGD)
  • 6.3 Processus de prestation relatif au gouvernement ouvert
  • 6.4 Rôles et responsabilités – Administrateurs généraux et cadre supérieur responsable de la gestion de l'information
    • a) Rôles et responsabilités des administrateurs généraux
    • b) Cadre supérieur responsable de la gestion de l'information
  • 6.5 Rôles et responsabilités – Principales parties prenantes
  • 6.6 Communication, sensibilisation et engagement
• 7. Tableau de planification
  • 7.1 Effets sur les ressources humaines et financières
    • Tableau de planification A : par renvois à la Directive sur le gouvernement ouvert
• Annexe A – Résultat stratégique et Architecture d'alignement des programmes au MAECD

1. Présentation

Depuis fort longtemps, le Canada s'est engagé sur la voie de l'ouverture et de la responsabilisation pour en faire les ciments d'une démocratie solide et moderne. Depuis l'adoption d'une loi sur l'accès à l'information, il y a plus de 30 ans, jusqu'aux exigences actuelles de gouvernement ouvert et de divulgation proactive, le gouvernement du Canada (GC) fait en sorte de garantir la transparence des opérations fédérales afin de permettre à la population canadienne de tenir son gouvernement responsable.

Dans le but d'élargir l'accès aux données et à l'information, de garantir la transparence et la responsabilisation, et de renforcer la mobilisation du citoyen dans les activités du gouvernement et dans le processus démocratique, le gouvernement du Canada a lancé en avril 2012 le premier Plan d'action du Canada pour un gouvernement ouvert. Les engagements inclus dans le Plan d'action visent à faire davantage avancer la mise en œuvre de programmes et de services transparents et responsables visant à répondre aux besoins de la population canadienne.

L'un des engagements fondamentaux du Plan d'action est la Directive sur le gouvernement ouvert, qui est entrée en vigueur en octobre 2014 . S'appuyant sur la Politique sur la gestion de l'information, la Directive sur la tenue de dossier et la Politique de communication du gouvernement du Canada, la directive instaure une culture d'« ouverture par défaut » dans l'ensemble du gouvernement. Le MAECD se conformera à la culture d'« ouverture par défaut » en intégrant les exigences énoncées dans la Directive sur le gouvernement ouvert à sa structure de gouvernance, à ses programmes, à ses projets de transformation des activités et à ses initiatives de modernisation de la technologie, tel que décrit dans le Plan de mise en œuvre pour un gouvernement ouvert (PMOGO).

Le PMOGO présente l'orientation, les stratégies, les efforts et les initiatives entrepris par le MAECD pour satisfaire aux exigences de la directive. Cette feuille de route décrit la manière envisagée pour mettre en œuvre les exigences de la directive et d'en faire le suivi dans l'ensemble de la structure de gouvernance du MAECD, y compris les rôles et responsabilités des divers intervenants. Elle devrait encourager l'adoption et l'intégration des principes et objectifs de la Directive sur le gouvernement ouvert afin de maximiser les avantages du gouvernement ouvert tout en minimisant les coûts de mise en œuvre.

Le plan a été élaboré en collaboration, sous la direction du Groupe de travail sur un gouvernement ouvert, composé de représentants de tous les secteurs d'activité du Ministère.

Avec le plan de mise en œuvre de la directive, le MAECD expose ses efforts actuels et futurs pour accroître l'ouverture. Le plan décrit un certain nombre d'activités ou d'initiatives qui ont déjà été réalisées ainsi que les nouvelles, accompagnées de l'échéancier pour leur réalisation. Le contenu détaillé du plan présenté dans le tableau de planification (tableau A) est organisé en fonction des exigences de la Directive sur le gouvernement ouvert. Ce plan sera mis à jour tous les ans afin d'y inclure les modifications apportées aux initiatives actuelles ou nouvelles.

2. Approbations

3. Objet

Le présent document décrit les activités prévues du MAECD et les produits livrables correspondants en fonction des exigences de la Directive sur le gouvernement ouvert, afin d'obtenir une conformité complète avant la date limite de mise en œuvre en octobre 2019 .

La directive a pour objet de maximiser la communication de l'information et des données gouvernementales à valeur opérationnelle afin d'appuyer la transparence, la responsabilisation, ainsi que la mobilisation des citoyens et d'optimiser les avantages socioéconomiques au moyen de la réutilisation, sous réserve des restrictions s'appliquant à la protection de la vie privée, à la confidentialité et à la sécurité (Section 5.1 Directive sur le gouvernement ouvert).

Les résultats escomptés de la Directive sur le gouvernement ouvert sont que la population canadienne puisse trouver et utiliser l'information et les données du gouvernement du Canada aux fins suivantes :

• appuyer la responsabilisation;
• faciliter les analyses à valeur ajoutée;
• optimiser les avantages socioéconomiques grâce à la réutilisation;
• soutenir l'engagement constructif avec son gouvernement.

4. Contexte

5. Résultats

La mise en œuvre sur cinq ans (2014-2020) du PMOGO par le Ministère soutiendra la responsabilisation en améliorant la transparence des activités du MAECD. Les Canadiens auront ainsi accès à des données et à de l'information opérationnelles utiles qui faciliteront la responsabilisation et la réalisation d'analyses à valeur ajoutée, entraîneront des retombées socioéconomiques grâce à l'accès et à la réutilisation et soutiendront un engagement véritable au sein du MAECD et du gouvernement du Canada.

Les activités du PMOGO devraient se traduire par une plus grande transparence des activités du MAECD. Les processus vont augmenter la connaissance des programmes ministériels, améliorer la prestation des services et veiller à une meilleure compréhension et à un meilleur appui du public à l'égard du mandat et des activités du Ministère. De même, le MAECD sera plus apte à optimiser la protection des données et de l'information ministérielles grâce à une sensibilisation accrue aux considérations relatives à la propriété, à la protection des renseignements personnels, à la confidentialité et à la sécurité, tout en simplifiant la gestion des systèmes et des procédures connexes. La mise en œuvre permettra de créer un processus normalisé et de capacités de soutien à l'échelle du Ministère et de clarifier les notions de propriété, les rôles et les procédures ainsi que d'assurer la conformité. Le Ministère pourra ainsi réduire les inefficacités associées à l'utilisation de la méthode actuelle et renforcer la confiance du personnel et de la direction à l'égard des pratiques de gestion de l'information (GI), en particulier en ce qui concerne les questions de confidentialité et de divulgation.

L'accès proposé aux données et à l'information du MAECD dans des formats réutilisables permettra et encouragera l'adoption de solutions novatrices pour l'utilisation des données et de l'information à des fins d'élaboration de politiques et de prestation de services, pour des usages internes et externes. L'octroi d'un accès à l'information et aux données dans des formats « lisibles par machine » (c'est-à-dire dans des formats pouvant être compris par un ordinateur) se traduira, pour les citoyens, par un accès plus efficace et efficient à des ressources d'information utiles. Cette mise en œuvre donnera aussi lieu à des avantages secondaires qui s'ajouteront à ceux découlant de l'utilisation initiale de ces données, en plus de soutenir la réalisation d'efforts similaires de la part d'autres intervenants. Le Ministère tirera parti d'outils et de techniques mis au point à l'externe, qu'il pourra mettre en œuvre plus rapidement et à moindre coût.

La Directive sur le gouvernement ouvert mettra en lumière l'importance de bien gérer les données et l'information et d'en assurer la sécurité. Le MAECD connaîtra un changement de culture en ce qui concerne la gestion des données et de l'information durant leur cycle de vie; il devra mettre à profit les efforts déployés à l'appui de la Directive sur la gestion de l'information. Une gestion efficace des données et de l'information suppose la participation de tous les intervenants concernés. La mission de la Direction générale de la gestion de l'information et de la technologie comporte un objectif applicable à l'ensemble du Ministère visant l'établissement de structures de gouvernance des données et de l'information. La structure de gouvernance (section 7) aidera le MAECD à améliorer la qualité et la valeur de ses données et de son information tout en maintenant un processus approprié et bien géré visant à assurer la mise en œuvre d'une approche vigilante et responsable en matière de sécurité, de confidentialité, de protection des renseignements personnels et de propriété. La structure soutiendra l'utilisation efficiente des ressources relatives aux données et à l'information à l'appui du ou des mandats du Ministère.

La mise en œuvre de la Directive sur le gouvernement ouvert vient compléter d'autres initiatives gouvernementales telles que l'Initiative de renouvellement du Web du gouvernement du Canada, qui permettra de simplifier les applications du gouvernement canadien destinées au Web, aux médias sociaux et aux applications mobiles. Le regroupement efficace des produits d'information et des données du Ministère rendra possible leur gestion efficace, à la lumière de l'empreinte Web laissée par le Ministère. Ainsi, le Ministère pourra tirer profit, aux fins du partage de l'information avec les intervenants, de ressources Web qui avaient été jugées comme étant inappropriées aux termes de l'Initiative du renouvellement du Web. Par ailleurs, le changement conceptuel requis pour la culture axée sur « l'ouverture par défaut » imposée par la directive réduira l'écart entre l'utilisation publique et l'utilisation interne des ressources d'information du Ministère. Cela permettra (voire exigera) la création de produits d'information de valeur opérationnelle interne. Au moment d'élaborer ces produits, il faudra garder à l'esprit la notion d'ouverture future en facilitant l'utilisation de ces produits dans les efforts de communication numérique ainsi que l'utilisation de méthodes de communication numérique à l'appui des résultats opérationnels.

Par ailleurs, la mise en œuvre de la Directive sur le gouvernement ouvert facilitera de multiples façons la mise en œuvre des priorités d'Objectif 2020. La mise en place d'un inventaire de toutes les données et de l'information appartenant au MAECD, et leur mise à jour, signifie que les fonctionnaires, les Canadiennes et les Canadiens auront un accès amélioré aux données et à l'information recueillies, créées, saisies et acquises.

6. Structures de gouvernance et processus de décision

6.2 Gouvernance relative à la Directive sur le gouvernement ouvert

La gouvernance relative à la Directive sur le gouvernement ouvert fait appel à des structures de gouvernance déjà établies, en particulier celles liées à la gouvernance des données.

Des comités de gouvernance veillent à ce que les cadres supérieurs dans l'ensemble du MAECD partagent la responsabilité de la gestion et de l'intégration des politiques, programmes et ressources du Ministère à l'Administration centrale, dans nos bureaux régionaux et dans l'ensemble du réseau canadien des missions à l'étranger. Le comité principal est l'Assemblée exécutive, dont relèvent les autres comités de gouvernance.

La gestion et la gérance des actifs d'information et des ensembles de données du MAECD reposent sur les trois organes principaux de gouvernance suivants : le Conseil de gouvernance de l'information et des données (CGID), le Groupe consultatif en gestion de données (GCGD) et le Groupe de travail sur la Directive sur le gouvernement ouvert (DGO). La figure 1 montre la relation entre ces trois organes de gouvernance et la gouvernance ministérielle globale.

Figure 1 : Gouvernance de l'Information et des Données du MAECD - Version textuelle

De haut en bas

• Suivi ministériel, alignement et approbation: Conseil exécutif
• Suivi ministériel et approbation : Comité de la gestion ministérielle
• Direction stratégique : Conseil de gouvernance de l'information et des données
• Tactique et opérationnel (conseiller et recommander) : Groupe consultatif de la gestion des données

a) L'Assemblée exécutive

L'Assemblée exécutive est présidée par le sous-ministre des Affaires étrangères, le sous-ministre du Commerce international et le sous-ministre du Développement international qui font office de vice-présidents. De plus, l'Assemblée exécutive est composée d'un sous-ministre délégué principal, de tous les sous-ministres adjoints, des chefs des Communications, du chef du Secrétariat des services intégrés et de quatre chefs de mission (CDM). L'Assemblée exécutive voit à l'harmonisation des ressources du Ministère avec les priorités gouvernementales et il privilégie la gestion institutionnelle de haut niveau.

b) Le Comité de gestion ministérielle (CGM)

Le CGM assure une orientation stratégique et une surveillance en ce qui concerne la gestion et la durabilité du réseau de missions du MAECD (à l'étranger et au Canada); les fonctions de gestion intégrée, l'exécutif, les ressources humaines, la gestion de l'information et les technologies de l'information (GI/TI), la sécurité, la gestion des urgences, l'application de la loi et les communications, dans la mesure où ces fonctions influent sur la gestion intégrée du Ministère; et à tous les services externes fournis par le MAECD, particulièrement en ce qui concerne le commerce international, les affaires consulaires et les passeports.

Le CGM a également pour rôle d'assurer une surveillance intégrée de la mise en œuvre du Plan d'action pour la réduction du déficit (PARD) du Ministère et une orientation à cet égard, et de formuler des recommandations sur la mise en œuvre de la fusion.

c) Le Conseil de gouvernance de l'information et des données (CGID)

Le Conseil de gouvernance de l'information et des données (CGID) sert d'organe faisant autorité au niveau des directeurs généraux. Il a pour fonction de régir tous les aspects de la gestion de l'information et des données, assurant ainsi la planification et la prise de décisions stratégiques à l'appui des mandats et des priorités du Ministère. Le CGID relève du Comité de gestion ministérielle (CGM).

Le CGID permet au Ministère d'harmoniser, de mettre en œuvre et de surveiller la Stratégie de gestion de l'information et des directives du gouvernement du Canada telles que la Directive sur le gouvernement ouvert.

d) Le Groupe consultatif en gestion de données (GCGD)

Le Groupe consultatif en gestion de données (GCGD) sert de forum qui permet, à l'échelle de l'organisation, aux intervenants dans les processus opérationnels et aux praticiens en matière de données de discuter de tous les aspects des données ministérielles. Le GCGD relève du Conseil de gouvernance de l'information et des données (CGID).

Le GCGD facilite l'engagement à l'échelle du Ministère des intervenants des secteurs d'activité et des services ministériels et il a pour mission d'assurer la sélection, l'orientation et la gestion en ce qui concerne les données ministérielles selon les normes du gouvernement du Canada et les pratiques exemplaires de l'industrie. D'autres groupes au niveau de travail fourniront un soutien le cas échéant et veilleront à limiter le redoublement des structures de gouvernance.

Figure 2 : Structure de Gouvernance du PMOGO - Version textuelle

Début : Consultation avec les secteurs d'activité du MAECD, Groupe de travail sur la mise en œuvre de la directive sur le gouvernement ouvert (image de sept personnes assises à une table) reçoit les exigences de la directive du gouvernement ouvert et soumet au Groupe consultatif de la gestion des données (GCGD) (image de sept personnes assises à une table) pour endossement. Le GCGD soumet au Conseil de gouvernance des données et de l'information (CGDI) (image de sept personnes assises à une table). Le CGDI soumet au Comité de la gestion ministérielle (CGM) pour endossement (image de sept personnes assises à une table). Le CGM recommande pour l'approbation des sous-ministres. Le Conseil exécutif (image de trois personnes) publie les livrables du gouvernement ouvert approuvés sur ouvert.canada.ca (image du site internet). La mise à jour annuelle recommence à la consultation avec les secteurs d'activité du MAECD, Groupe de travail sur la mise en œuvre de la directive sur le gouvernement ouvert.

6.3 Processus de prestation relatif au gouvernement ouvert

Le processus de prestation relatif au gouvernement ouvert au MAECD comprend deux processus principaux. Le premier (figure 3) concerne la publication de nouveaux ensembles de données. La figure décrit le processus de prestation établi au MAECD aux fins de la Directive sur le gouvernement ouvert. Le premier processus comprend sept étapes : indiquer, évaluer, valider, approuver, signer, transformer, publier et examiner. Le second processus (figure 4) a été conçu pour la mise à jour d'ensembles de données déjà publiés.

Figure 3 – Processus de prestation relatif au gouvernement ouvert – Nouvel ensemble de données - Version textuelle

1. Spécifier l'ensemble de données ou d'information

Le DG du bureau au MAECD (image de deux personnes autour d'une table) et le Bureau de coordination du GO (image d'une personne assise à une table avec un ordinateur) soumettent une requête et s'en va à 2- évaluation.

2. Évaluation

Une évaluation de la vie privée, une évaluation juridique, uen évaluation de la qualité, une évaluation de l'alignement d'affaires et une évaluation de la sécurité sont faites (5 images de deux personnes autour d'une table) incluant une analyses FFOM (image représentant une analyse FFOM – Forces, faiblesses, opportunités, menaces).

3. Consultation et validation

Groupe de travail sur la mise en œuvre de la Directive sur le gouvernement ouvert et autres groupes de travail des lignes d'affaires (image de sept personnes assises à une table).

4. Approbation

Le GCGD (image de sept personnes assises à une table) examine et endosse le Groupe de travail sur la mise en œuvre de la Directive sur le gouvernement ouvert et autres groupes de travail des lignes d'affaires. GCGD examine et endosse avec le CGID (image de sept personnes assises à une table).

5. Signature

Bureau du directeur général (image d'une personne) et le CSCGI (image d'une personne). Préparer l'information ou l'ensemble des données pour publication et l'envoie à 6-Formater.

6. Formater

Formater l'information ou l'ensemble des données pour publication (image d'une feuille avec une image de la terre).

7. Publication

Publier l'information ou les données sur ouvert.canada.ca (image du site internet).

Recommencer le processus à 1 afin de faire la mise à jour ou la revue trimestriel de l'information et des ensembles de données.

Figure 4 : Processus de prestation relatif au gouvernement ouvert – Mise à jour d'un ensemble de données existant - Version textuelle

1. Spécifier l'ensemble de données ou d'information

Le DG du bureau au MAECD (image de deux personnes autour d'une table) et le Bureau de coordination du GO (image d'une personne assise à une table avec un ordinateur) soumettent une requête.

Mise à jour ou changement à l'ensemble de données?

NON :

6. Formater

Formater l'information ou l'ensemble des données pour publication (image d'une feuille avec une image de la terre).

7. Publication

Publier l'information ou les données sur ouvert.canada.ca (image du site internet).

OUI :

2. Évaluation

Une évaluation de la vie privée, une évaluation juridique, uen évaluation de la qualité, une évaluation de l'alignement d'affaires et une évaluation de la sécurité sont faites (5 images de deux personnes autour d'une table) incluant une analyses FFOM (image représentant une analyse FFOM – Forces, faiblesses, opportunités, menaces).

3. Consultation et validation

Groupe de travail sur la mise en œuvre de la Directive sur le gouvernement ouvert et autres groupes de travail des lignes d'affaires (image de sept personnes assises à une table).

Changement de routine?

NON : Processus pour un nouvel ensemble de données

OUI :

6. Formater

Formater l'information ou l'ensemble des données pour publication (image d'une feuille avec une image de la terre).

7. Publication

Publier l'information ou les données sur ouvert.canada.ca (image du site internet).

7. Tableau de planification

La planification du PMOGO au MAECD s'étalera sur cinq ans, d' octobre 2015 à octobre 2020 . On le mettra à jour chaque année pour intégrer les changements à apporter au plan original.

Annexe A – Résultat stratégique et Architecture d'alignement des programmes au MAECD

Le MAECD exécute son mandat dans le cadre de l'Architecture d'alignement des programmes (AAP), qui comprend quatre résultats stratégiques (RS) soutenus par neuf programmes. Les Services internes appuient tous les programmes.

Résultat stratégique 1 : Le programme international est conçu pour faire progresser la sécurité, la prospérité, les intérêts et les valeurs du Canada.

• Programme : Politique intégrée en matière d'affaires étrangères, de commerce et de développement international
  • Sous-programme : Information et analyse internationales
  • Sous-programme : Conseils stratégiques en politique internationale
• Programme : Diplomatie, défense des intérêts et accords internationaux
  • Sous-programme : Promotion des intérêts et diplomatie bilatérales et régionales
  • Sous-programme : Sommets, et promotion des intérêts et diplomatie multilatérales
  • Sous-programme : Contributions obligatoires à des organisations internationales
  • Sous-programme : Accords commerciaux, négociations, règlement de différends et contrôles

Résultat stratégique 2 : Les Canadiens sont satisfaits des services commerciaux et consulaires.

• Programme : Commerce international
  • Sous-programme : Développement du commerce international par la promotion des exportations et du commerce au Canada et à l'étranger
  • Sous-programme : Investissement direct étranger au Canada
  • Sous-programme : Innovation, sciences et technologie à l'échelle internationale
• Programme : Services consulaires et gestion des urgences
  • Sous-programme : Assistance consulaire pour les Canadiens
  • Sous-programme : Préparation et interventions en cas d'urgence

Résultat stratégique 3 : La pauvreté est réduite, et la sécurité et la démocratie sont accrues pour les personnes qui vivent dans des pays où le Canada mène des activités.

• Programme : Sécurité internationale et développement démocratique
  • Sous-programme : Sécurité internationale et réduction de la menace
  • Sous-programme : Soutien à la démocratie, aux droits de la personne, à la liberté et à la primauté du droit
• Programme : Développement international
  • Sous-programme : Croissance économique durable
  • Sous-programme : Enfants et jeunes, y compris la santé des mères, des nouveau-nés et des enfants
  • Sous-programme : Sécurité alimentaire
  • Sous-programme : Assistance multisectorielle, développement social et engagement au développement
• Programme : Aide humanitaire internationale
  • Sous-programme : Programmation humanitaire
  • Sous-programme : Partenaires pour l'aide humanitaire

Résultat stratégique 4 : Le Ministère entretient un réseau de missions offrant une infrastructure et des services qui permettent au gouvernement du Canada de réaliser ses priorités internationales.

• Programme : Gouvernance, orientations stratégiques et services communs pour le réseau des missions
  • Sous-programme : Gestion des services communs
  • Sous-programme : Biens immobiliers
  • Sous-programme : Sécurité
  • Sous-programme : Gestion de l'information / Technologie de l'information
  • Sous-programme : Employés recrutés sur place pour le soutien d'autres ministères du gouvernement du Canada
• Programme : Gestion des modalités et conditions du gouvernement du Canada à l'égard de l'emploi à l'étranger
  • Sous-programme : Administration des directives du Service extérieur
  • Sous-programme : Administration des programmes de pension, d'assurance et de sécurité sociale du personnel recruté sur place